Với doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi đầu tiên khi chọn phần mềm kế toán không phải là phần mềm nào tốt, mà là ai sẽ làm kế toán: nhân viên trong công ty hay một đơn vị dịch vụ bên ngoài. Câu trả lời quyết định phần lớn lựa chọn sau đó, vì kế toán dịch vụ thường đã quen một phần mềm và làm cho nhiều khách trên cùng hệ thống. Chủ doanh nghiệp không cần thành thạo nghiệp vụ, nhưng cần biết đủ để hỏi đúng và giữ quyền với dữ liệu sổ sách của mình.
Bài này viết cho chủ doanh nghiệp và người quản lý không học kế toán. Nội dung gồm cách xác định nhu cầu, tiêu chí chọn, việc nối với hoá đơn điện tử và ngân hàng, cách phối hợp với kế toán dịch vụ, thời điểm chuyển đổi và giới hạn của AI trong việc này. Bài nói ở mức nguyên lý; quy định về kế toán và thuế thay đổi theo thời gian, nên các điểm cụ thể bạn cần hỏi kế toán hoặc kiểm văn bản hiện hành.
Tự làm kế toán hay thuê dịch vụ: quyết định trước khi chọn phần mềm
Nhiều công ty nhỏ thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, nội bộ chỉ có người thu chi và giữ chứng từ. Khi đó, phần mềm kế toán thường do bên dịch vụ dùng, và câu hỏi của chủ doanh nghiệp chuyển thành: dữ liệu sổ sách của công ty mình nằm ở đâu, mình có quyền xem và lấy về không, và khi đổi đơn vị dịch vụ thì dữ liệu đi theo thế nào. Đây là những điều nên ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ.
Nếu công ty có kế toán nội bộ, hoặc đã đến quy mô cần người làm kế toán hằng ngày, việc chọn phần mềm trở thành quyết định của chính công ty. Lúc này người kế toán là người dùng chính và có tiếng nói lớn, nhưng chủ vẫn cần đặt yêu cầu về báo cáo quản trị, phân quyền và khả năng kết nối với phần mềm bán hàng hay kho.
Có một cách làm trung gian khá phổ biến: công ty dùng phần mềm bán hàng và quản lý thu chi nội bộ, xuất dữ liệu định kỳ cho kế toán dịch vụ đưa vào phần mềm của họ. Cách này đỡ tốn kém nhưng phải thống nhất mẫu dữ liệu và lịch gửi ngay từ đầu, nếu không mỗi cuối tháng lại mất nhiều ngày đối chiếu. Dù chọn cách nào, kết luận cuối về hạch toán và nghĩa vụ thuế vẫn thuộc về người làm kế toán có chuyên môn.
Phần mềm kế toán khác phần mềm bán hàng ở đâu
Hai loại phần mềm hay bị nhầm vai trò. Bảng dưới giúp bạn biết cái nào lo việc gì, để không đòi hỏi sai ở người bán:
| Khía cạnh | Phần mềm bán hàng | Phần mềm kế toán |
|---|---|---|
| Người dùng chính | Thu ngân, nhân viên bán, kho, quản lý cửa hàng | Kế toán nội bộ hoặc kế toán dịch vụ |
| Dữ liệu chính | Đơn hàng, tồn kho, khách, khuyến mãi | Chứng từ, bút toán, sổ cái, tài khoản kế toán |
| Đầu ra quen thuộc | Doanh thu theo ngày, theo hàng, theo nhân viên | Báo cáo tài chính, tờ khai thuế, sổ sách theo chế độ kế toán |
| Yêu cầu theo quy định | Ít, chủ yếu liên quan hoá đơn bán ra | Phải theo chế độ kế toán và quy định thuế hiện hành |
| Tần suất dùng | Liên tục trong giờ bán | Hằng ngày đến hằng tháng tuỳ khối lượng |
Nhiều phần mềm hiện nay làm được một phần việc của bên kia, ví dụ phần mềm bán hàng có xuất hoá đơn điện tử, hoặc phần mềm kế toán có phân hệ bán hàng đơn giản. Điều quan trọng là xác định hệ thống nào là nơi ghi gốc cho từng loại dữ liệu, tránh một đơn hàng được nhập tay hai lần ở hai nơi.
Tiêu chí chọn phần mềm kế toán dành cho chủ doanh nghiệp
Theo chế độ kế toán đang áp dụng cho công ty. Phần mềm phải hỗ trợ đúng chế độ kế toán công ty đăng ký áp dụng và được cập nhật khi quy định thay đổi. Hỏi bên bán về lịch sử cập nhật khi có văn bản mới, và hỏi kế toán xem công ty đang áp dụng chế độ nào.
Kết nối hoá đơn điện tử. Phần mềm nên nhận được dữ liệu hoá đơn đầu vào và đầu ra mà không phải gõ lại, hoặc ít nhất nhập được từ tệp. Số hoá đơn ít thì nhập tay còn chịu được, nhiều thì nhập tay là nguồn sai sót lớn.
Đối chiếu với sao kê ngân hàng. Khả năng nhập sao kê và gợi ý khớp từng giao dịch với chứng từ giúp kế toán tiết kiệm nhiều thời gian cuối tháng. Kiểm xem phần mềm làm được với ngân hàng công ty đang dùng theo cách nào.
Báo cáo quản trị chủ đọc được. Ngoài báo cáo theo mẫu nộp cơ quan thuế, chủ cần báo cáo lãi lỗ theo tháng, theo mảng, công nợ phải thu theo tuổi nợ. Đề nghị bên bán cho xem các báo cáo này bằng dữ liệu thử.
Phân quyền và nhật ký sửa. Ai được ghi, ai được duyệt, ai chỉ được xem; mọi sửa đổi sau khi khoá sổ phải để lại dấu vết người sửa và thời điểm sửa.
Quyền sở hữu và xuất dữ liệu. Công ty phải lấy được toàn bộ sổ sách và chứng từ điện tử của mình về khi ngừng dùng, kể cả khi phần mềm do bên dịch vụ đứng tên thuê bao.
Hoá đơn điện tử, chữ ký số và ngân hàng: nối thế nào cho đỡ nhập tay
Hoá đơn điện tử đã trở thành bắt buộc với doanh nghiệp từ năm 2022, và các quy định chi tiết đã được sửa đổi nhiều lần sau đó. Nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng một dịch vụ phát hành hoá đơn điện tử riêng, phần mềm bán hàng riêng và phần mềm kế toán riêng. Mỗi chỗ nối giữa các hệ thống này là một chỗ có thể phải nhập lại dữ liệu, và mỗi lần nhập lại là một cơ hội sai.
Khi chọn phần mềm kế toán, hãy vẽ ra luồng đi của một đơn bán điển hình: đơn tạo ở đâu, hoá đơn phát hành ở đâu, tiền về tài khoản nào, và kế toán ghi nhận từ nguồn nào. Sau đó hỏi bên bán phần mềm từng điểm nối được xử lý tự động, nhập từ tệp hay phải gõ tay. Câu trả lời thường cho thấy khác biệt lớn giữa các phần mềm hơn cả danh sách tính năng.
Chữ ký số dùng để ký hoá đơn và tờ khai cũng cần người giữ và quy trình rõ: ai được cầm, hết hạn khi nào, gia hạn ra sao. Đây là thứ hay bị quên cho đến ngày cần nộp tờ khai thì phát hiện hết hạn. Ghi các mốc này vào lịch chung của công ty. Các yêu cầu pháp lý cụ thể về hoá đơn và chữ ký số thay đổi theo thời gian, nên bạn nhờ kế toán kiểm văn bản hiện hành; muốn hiểu thêm nguyên lý, có thể hỏi ở AI Cố Vấn.
Phối hợp với kế toán dịch vụ khi công ty tự dùng phần mềm
Khi công ty giữ phần mềm bán hàng và thu chi, còn kế toán dịch vụ giữ sổ sách, những điểm sau giúp hai bên không đá bóng cho nhau:
- Thống nhất danh mục dùng chung: mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã hàng hoá giữa hai bên.
- Thống nhất mẫu tệp xuất từ phần mềm bán hàng gửi kế toán, kèm ngày gửi cố định mỗi tuần hoặc mỗi tháng.
- Thống nhất cách gửi chứng từ: quét theo quy tắc tên tệp, đặt trong thư mục chung có phân quyền.
- Ghi trong hợp đồng dịch vụ quyền của công ty với dữ liệu sổ sách và cách bàn giao khi chấm dứt.
- Đề nghị kế toán gửi báo cáo quản trị đơn giản mỗi tháng, không chỉ tờ khai thuế mỗi quý.
- Chỉ định một người trong công ty là đầu mối duy nhất trả lời câu hỏi của kế toán.
Khi mọi thứ được thống nhất bằng văn bản ngắn, việc đổi đơn vị dịch vụ kế toán sau này cũng nhẹ nhàng hơn nhiều, vì dữ liệu và quy trình thuộc về công ty chứ không nằm trong đầu một người bên ngoài.
Chuyển phần mềm kế toán vào thời điểm nào
Thời điểm thuận nhất để chuyển sang phần mềm kế toán mới thường là đầu năm tài chính, vì số dư đầu kỳ đã được chốt sau khi khoá sổ năm trước. Chuyển giữa năm vẫn làm được, nhưng phải nhập lại số phát sinh từ đầu năm hoặc chấp nhận sổ sách năm đó nằm ở hai hệ thống, gây khó khi quyết toán.
Dù chuyển lúc nào, nên chạy song song ít nhất một kỳ báo cáo: kế toán vẫn làm trên hệ thống cũ, đồng thời làm trên hệ thống mới, cuối kỳ so hai kết quả. Lệch ở đâu thì tìm nguyên nhân ở đó, thường là do số dư đầu kỳ nhập sai, danh mục tài khoản chi tiết khác nhau hoặc chứng từ bị nhập thiếu.
Hãy giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ đọc trong một thời gian đủ dài để tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra những năm trước. Nếu hệ thống cũ là thuê bao, xuất toàn bộ sổ sách và chứng từ điện tử về trước khi ngừng gia hạn. Đây là việc chủ doanh nghiệp nên tự kiểm, không chỉ giao cho kế toán, vì trách nhiệm lưu trữ là của công ty.
AI giúp gì và không được làm gì với số liệu kế toán
AI có thể giúp chủ doanh nghiệp hiểu sổ sách của mình nhanh hơn, nhưng không thay người làm kế toán. Cách dùng an toàn:
- Dùng AI giải thích khái niệm: nhờ giải thích sự khác nhau giữa lợi nhuận và dòng tiền, hay vì sao doanh thu tăng mà tiền mặt giảm, với ví dụ giả định.
- Dùng AI đọc báo cáo đã che: dán báo cáo lãi lỗ tháng đã bỏ tên công ty và đối tác, hỏi "Ba điểm bất thường nào nên hỏi lại kế toán?"
- Dùng AI soạn câu hỏi cho kế toán: biến những thắc mắc lộn xộn thành danh sách câu hỏi rõ ràng trước buổi họp.
- Không dùng AI để quyết định cách hạch toán hay nghĩa vụ thuế; câu trả lời có thể dựa trên quy định cũ hoặc sai hoàn toàn.
- Không dán sổ cái đầy đủ, sao kê ngân hàng có số tài khoản hay mã số thuế đối tác vào chatbot công cộng.
Kiểm soát chi phí và đối soát chi tiết là mảng riêng, được bàn kỹ ở trang AI Kiểm Soát. Phần đọc báo cáo tài chính cho người không học kế toán nằm ở danh mục tài chính quản trị của trang này.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp rất nhỏ có cần mua phần mềm kế toán không?
Không nhất thiết. Nếu thuê kế toán dịch vụ, bên dịch vụ thường dùng phần mềm của họ. Việc của bạn là đảm bảo hợp đồng ghi rõ quyền xem và lấy dữ liệu sổ sách của công ty, và nhận báo cáo quản trị định kỳ.
Nên chọn phần mềm kế toán theo ý chủ hay theo ý kế toán?
Kế toán là người dùng chính nên ý kiến của họ rất quan trọng, nhưng chủ cần đặt yêu cầu về báo cáo quản trị, phân quyền và quyền sở hữu dữ liệu. Cách tốt là kế toán đề xuất hai ba lựa chọn, chủ kiểm các tiêu chí của mình rồi cùng quyết.
Chuyển phần mềm kế toán giữa năm có được không?
Được, nhưng vất vả hơn đầu năm vì phải xử lý số phát sinh từ đầu năm và dễ có chênh lệch khi quyết toán. Nếu buộc phải chuyển giữa năm, hãy chạy song song ít nhất một kỳ và để kế toán đối chiếu kỹ.
AI có làm thay kế toán được không?
Không. AI giúp giải thích khái niệm, tóm tắt báo cáo, soạn câu hỏi, nhưng có thể dựa trên quy định cũ hoặc trả lời sai về hạch toán và thuế. Các quyết định kế toán và thuế cần người có chuyên môn chịu trách nhiệm.
Khi đổi đơn vị kế toán dịch vụ cần lấy lại những gì?
Cần lấy đủ sổ sách các năm, chứng từ điện tử, tờ khai đã nộp, thông tin tài khoản truy cập các hệ thống liên quan và danh sách việc đang dở. Những điều này nên được ghi sẵn trong hợp đồng dịch vụ từ đầu để việc bàn giao không bị kéo dài.
Chữ ký số hết hạn thì ảnh hưởng gì?
Chữ ký số hết hạn có thể làm gián đoạn việc ký hoá đơn và nộp tờ khai đúng hạn. Hãy ghi ngày hết hạn vào lịch chung, giao một người theo dõi và gia hạn trước một khoảng thời gian an toàn, đồng thời hỏi kế toán về thủ tục hiện hành.