Một việc lớn chỉ giao được khi đã chia thành các đầu việc mà mỗi đầu việc có một người làm, xong trong vài ngày, và có kết quả nhìn thấy được. "Chuẩn bị hội chợ", "làm lại trang bán hàng", "chuyển kho" không phải là việc; đó là tên của một nhóm việc mà chưa ai biết bắt đầu từ đâu.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp và trưởng nhóm hay gặp cảnh việc lớn cứ nằm im trên danh sách, hoặc được giao cho một người rồi trễ hàng loạt. Bạn sẽ có tiêu chí của một đầu việc tốt, cách chia từ trên xuống, một ví dụ giả định về chuẩn bị gian hàng hội chợ, cách nhờ AI chia việc và soát việc ẩn, cùng những lỗi chia việc hay gặp.
Vì sao việc lớn hay nằm im
Người ta không trì hoãn việc lớn vì lười, mà vì không thấy bước đầu tiên. Khi một việc được ghi là "chuẩn bị hội chợ tháng sau", não người đọc không biết nên mở máy gọi ai, viết gì, mua gì trước. Thế là việc nhỏ cụ thể hơn được làm trước, và việc lớn trôi đến sát hạn.
Khi giao một việc lớn chưa chia cho một người, chuyện tương tự xảy ra ở người nhận. Họ phải tự chia, nhưng thường không biết đủ bức tranh: ngân sách bao nhiêu, ai khác tham gia, có những ràng buộc nào. Họ chia theo hiểu biết của mình, bỏ sót những phần chỉ quản lý mới biết, và phát hiện ra khi đã muộn.
Chia việc lớn thành đầu việc nhỏ vì vậy là việc của người giao, hoặc ít nhất là việc người giao làm cùng người nhận. Nó tốn thời gian ở đầu, nhưng là cách rẻ nhất để biết sớm việc lớn đó thật sự gồm những gì, cần bao nhiêu người và bao lâu.
Có một lợi ích phụ ít được nhắc: khi việc đã chia nhỏ, bạn ước lượng thời gian sát hơn hẳn. Hỏi "chuẩn bị hội chợ mất bao lâu" thì ai cũng đoán bừa; hỏi "đặt xe chở hàng mất bao lâu" thì người làm trả lời được ngay. Cộng các con số nhỏ đó lại, cộng thêm thời gian chờ, bạn có một hạn cuối có căn cứ.
Tiêu chí của một đầu việc tốt
Bắt đầu bằng động từ và nói rõ kết quả. "Gửi bản vẽ gian hàng cho ban tổ chức" là đầu việc. "Gian hàng" thì không.
Một người chịu trách nhiệm. Có thể nhiều người hỗ trợ, nhưng khi bị hỏi thì một người trả lời.
Xong trong khoảng một đến ba ngày làm việc. Dài hơn thì nên chia tiếp, vì việc kéo dài cả tuần rất khó biết đang đi đúng hướng hay không. Ngắn hơn vài giờ thì có thể gộp với việc liền kề.
Có dấu hiệu xong nhìn thấy được. Một tệp đã gửi, một hợp đồng đã ký, một thùng hàng đã đóng. Tránh đầu việc kiểu "tìm hiểu", "nghiên cứu", "lo vụ" vì không ai biết khi nào xong.
Ghi rõ nó chờ việc nào. Nếu không làm được trước khi có việc khác xong, ghi ra. Điều này giúp sắp thứ tự và tránh giao việc cho người không thể bắt đầu.
Chia từ trên xuống: năm bước
Cách chia ổn định nhất là bắt đầu từ kết quả cuối, chia thành vài phần lớn, rồi mới chia mỗi phần thành đầu việc. Chia từ dưới lên, tức là liệt kê ngay những việc nghĩ ra được, dễ bỏ sót cả một phần lớn.
- Viết kết quả cuối trong một câu: khi việc lớn này xong, thứ gì tồn tại mà bây giờ chưa có.
- Chia thành ba đến bảy phần lớn, mỗi phần là một mảng kết quả riêng. Ví dụ với hội chợ: gian hàng, hàng mẫu, người đứng gian, tài liệu và quà tặng, theo dõi khách sau hội chợ.
- Với mỗi phần lớn, liệt kê các đầu việc theo tiêu chí ở trên.
- Soát việc ẩn: những việc không ai nghĩ đến vì không thú vị, như xin phép, thanh toán, vận chuyển, đóng gói, dọn dẹp, nghiệm thu.
- Gắn người và hạn cho từng đầu việc, chú ý thứ tự phụ thuộc, rồi đưa vào bảng việc chung.
Bước bốn là nơi phần lớn kế hoạch bị hổng. Những việc ẩn thường nhỏ nhưng nằm trên đường đi của việc lớn: quên đặt xe chở hàng đến hội chợ thì mọi thứ khác chuẩn bị tốt đến đâu cũng không dùng được.
Ví dụ giả định: chia việc chuẩn bị gian hàng hội chợ
Một xưởng gốm nhỏ ở Vĩnh Long tham gia hội chợ hàng thủ công tại TP Hồ Chí Minh, còn sáu tuần. Bảng dưới là một phần kết quả sau khi chia; trong thực tế mỗi phần lớn có thêm vài đầu việc.
| Phần lớn | Đầu việc | Người phụ trách | Chờ việc nào |
|---|---|---|---|
| Gian hàng | Gửi bản vẽ bố trí gian cho ban tổ chức theo mẫu của họ | Quản lý xưởng | Không |
| Gian hàng | Đặt thuê kệ trưng bày và đèn chiếu | Hành chính | Bản vẽ được duyệt |
| Hàng mẫu | Chọn danh sách sản phẩm mang đi, chốt số lượng mỗi loại | Chủ xưởng | Không |
| Hàng mẫu | Đóng gói chống vỡ, đánh số thùng | Tổ thành phẩm | Chốt danh sách |
| Vận chuyển | Đặt xe chở hàng đi và về, chốt giờ vào khu hội chợ | Hành chính | Chốt số thùng |
| Người đứng gian | Xếp lịch ca đứng gian cho ba ngày | Quản lý xưởng | Không |
| Sau hội chợ | Lập mẫu ghi thông tin khách quan tâm, thống nhất ai liên hệ lại | Kinh doanh | Không |
Để ý dòng vận chuyển: đây là việc ẩn điển hình, không thuộc phần lớn nào lúc đầu nên đã được tách thành phần riêng. Số liệu, thời gian và quy trình của ban tổ chức trong ví dụ này là giả định; thực tế bạn theo hướng dẫn của hội chợ mình tham gia.
Nhờ AI chia việc và soát việc ẩn
AI làm tốt ở bước liệt kê, vì nó đã đọc rất nhiều mô tả về các loại việc tương tự. Câu lệnh mẫu: "Một xưởng sản xuất nhỏ chuẩn bị tham gia một hội chợ hàng thủ công trong nước, còn sáu tuần, đội ngũ gồm chủ, một quản lý, một người hành chính và một tổ sản xuất. Hãy chia việc chuẩn bị thành các phần lớn, mỗi phần liệt kê các đầu việc bắt đầu bằng động từ, mỗi đầu việc xong được trong một đến ba ngày. Ghi rõ việc nào phụ thuộc việc nào. Sau đó liệt kê riêng các việc dễ bị quên. Chỗ nào cần thêm thông tin thì hỏi lại thay vì tự giả định."
Kết quả thường dài hơn bạn cần. AI hay chia quá vụn, thêm những việc chỉ hợp với công ty lớn như lập ban dự án hay họp khởi động, hoặc đưa ra trình tự chung chung không khớp với cách xưởng bạn vận hành. Cách dùng hợp lý là đối chiếu: so danh sách của AI với danh sách bạn tự chia, lấy những việc mình đã quên, bỏ những việc không cần.
Phần giá trị nhất thường là danh sách việc dễ bị quên. Từ đó bạn có thể hỏi tiếp: "Với từng việc dễ bị quên ở trên, nếu quên thì hậu quả là gì và phát hiện muộn nhất lúc nào?" Câu trả lời giúp quyết định việc ẩn nào cần gắn người ngay. Khi mô tả việc cho AI, không cần nêu tên khách, tên đối tác hay số liệu tài chính thật.
Những lỗi chia việc hay gặp
Chia việc là kỹ năng, và vài lỗi dưới đây lặp lại ở rất nhiều nhóm, kể cả nhóm đã quen làm dự án.
- Chia quá vụn: năm mươi đầu việc nửa giờ cho một việc ba tuần, bảng việc thành danh sách mua sắm, không ai theo dõi nổi.
- Đầu việc là hoạt động chứ không phải kết quả: "liên hệ nhà cung cấp" thay vì "chốt giá và ngày giao với nhà cung cấp".
- Quên thời gian chờ: đợi khách duyệt, đợi ban tổ chức trả lời, đợi hàng về đều chiếm ngày trên lịch dù không ai làm gì.
- Giao đầu việc tách khỏi bức tranh lớn: người nhận chỉ thấy phần mình, không biết vì sao việc đó quan trọng và ai đang chờ.
- Chia xong rồi để đó: danh sách đầu việc không được đưa vào bảng việc chung nên không ai theo dõi.
- Một người ôm quá nhiều đầu việc trên chuỗi chính, trở thành điểm nghẽn mà không ai nhận ra cho đến khi người đó ốm.
Lỗi thứ tư hay bị xem nhẹ. Khi chia xong, hãy gửi cả danh sách cho mọi người tham gia, không chỉ phần của từng người. Người làm hiểu việc mình nằm ở đâu trong tổng thể sẽ biết tự báo khi thấy ảnh hưởng đến người khác.
Giao các đầu việc đã chia
Khi giao, mỗi đầu việc vẫn cần đủ năm thành phần của một lời giao việc rõ ràng: kết quả, hạn, người chịu trách nhiệm, quyền tự quyết, nguồn lực. Phần lớn đã có sẵn trong bảng chia việc; bạn chỉ cần bổ sung quyền tự quyết và nguồn lực khi nói chuyện với người nhận.
Với người có kinh nghiệm, có thể chỉ giao đến mức phần lớn và để họ tự chia tiếp phần của mình. Ví dụ giao cả phần vận chuyển cho người hành chính đã từng lo hội chợ trước, kèm kết quả cuối và hạn, để họ tự liệt kê đầu việc rồi gửi lại cho bạn xem. Cách này tiết kiệm thời gian của bạn và cho người làm cảm giác làm chủ phần việc.
Sau khi giao, đưa toàn bộ đầu việc vào bảng việc chung, đặt nhắc trước hạn cho những việc trên chuỗi chính, và mỗi tuần nhìn lại một lần xem có đầu việc nào cần chia thêm hoặc gộp lại. Kế hoạch chia việc không phải là văn bản đóng băng; nó được sửa khi bạn biết thêm.
Sau khi việc lớn xong, giữ lại bảng chia việc làm mẫu. Lần sau gặp việc cùng loại, như hội chợ năm sau hay một lần chuyển kho khác, bạn bắt đầu từ bảng cũ, xoá những đầu việc không còn cần, thêm những việc lần trước đã quên và ghi chú chỗ nào từng bị trễ. Sau hai ba lần, bảng mẫu đó trở thành tài sản thật của công ty, và người mới cũng có thể nhận cả một việc lớn mà không phải bắt đầu từ trang trắng.
Câu hỏi thường gặp
Chia nhỏ công việc đến mức nào là vừa?
Mỗi đầu việc nên có một người làm và xong trong khoảng một đến ba ngày làm việc. Dài hơn thì khó theo dõi, ngắn hơn vài giờ thì dễ thành danh sách quá vụn. Việc kéo dài vài tuần thường có từ mười lăm đến bốn mươi đầu việc là hợp lý.
Ai nên chia việc, người giao hay người nhận?
Người giao nên chia ít nhất đến mức phần lớn vì họ thấy bức tranh tổng. Với người nhận có kinh nghiệm, để họ tự chia tiếp phần của mình rồi gửi lại xem. Với người mới, người giao chia đến tận đầu việc hoặc chia cùng họ.
Dùng AI chia việc có đáng tin không?
Đáng dùng ở bước liệt kê và soát việc ẩn, nhưng không nên dùng nguyên văn. AI hay chia quá vụn hoặc thêm việc chỉ hợp với công ty lớn. Hãy đối chiếu với danh sách bạn tự chia, giữ những việc mình đã quên và bỏ những việc không cần.
Việc ẩn là gì và vì sao hay bị quên?
Việc ẩn là những việc nhỏ nằm trên đường đi của việc lớn nhưng không thú vị nên không ai nghĩ đến: xin phép, thanh toán, vận chuyển, đóng gói, dọn dẹp, nghiệm thu. Chúng hay bị quên vì không thuộc phần nào rõ ràng, nhưng thiếu chúng là việc lớn không xong.
Có cần phần mềm để chia và theo dõi đầu việc không?
Không bắt buộc. Một bảng tính dùng chung với cột đầu việc, người phụ trách, hạn, chờ việc nào và trạng thái là đủ cho phần lớn việc lớn ở công ty nhỏ. Phần mềm chuyên dụng hữu ích khi nhiều việc lớn chạy song song và nhiều người cùng cập nhật.
Chia việc xong rồi mà vẫn trễ thì sao?
Xem lại thời gian chờ đã được tính chưa, có ai ôm quá nhiều đầu việc trên chuỗi chính không, và đầu việc có thật sự xong được trong vài ngày không. Thường nguyên nhân nằm ở một trong ba chỗ đó. Điều chỉnh kế hoạch sớm thay vì chờ đến hạn cuối.