Mô hình cơ cấu tổ chức là cách bạn gom người thành nhóm: theo chức năng (bán hàng, sản xuất, kế toán), theo sản phẩm hoặc dịch vụ, theo khu vực, hoặc theo nhóm khách hàng. Mỗi cách gom làm một việc dễ hơn và một việc khó hơn. Gom theo chức năng giúp chuyên môn sâu nhưng các bộ phận dễ đóng cửa với nhau. Gom theo sản phẩm hay khu vực giúp mỗi nhánh nhanh nhạy với khách nhưng dễ trùng lặp việc.
Công ty nhỏ hầu như bắt đầu theo chức năng mà không ai chọn, vì đó là cách tự nhiên khi có người bán, người làm, người ghi sổ. Câu hỏi thật sự đến khi công ty thêm dòng sản phẩm thứ hai, mở điểm thứ hai, hay bắt đầu có nhóm khách rất khác nhau. Bài này so sánh các mô hình, chỉ ra dấu hiệu nên đổi, và cách chuyển đổi từng bước để không làm đứt mạch vận hành.
Năm mô hình và đánh đổi của từng cái
Bảng dưới tóm tắt năm mô hình phổ biến, ở mức áp dụng được cho doanh nghiệp năm đến một trăm người. Mỗi dòng có cả điểm được và điểm mất, vì không có mô hình nào chỉ có lợi.
| Mô hình | Cách gom người | Được gì | Mất gì |
|---|---|---|---|
| Theo chức năng | Bán hàng, sản xuất, kho, kế toán | Chuyên môn sâu, dễ quản lý khi còn một dòng hàng | Phối hợp giữa bộ phận chậm, khó biết ai chịu trách nhiệm về một khách cụ thể |
| Theo sản phẩm hoặc dịch vụ | Mỗi dòng hàng một nhóm có đủ người bán và người làm | Nhanh với khách của từng dòng, rõ lãi lỗ từng dòng | Trùng lặp việc, mỗi nhóm tự mua hàng, tự làm sổ |
| Theo khu vực | Mỗi điểm hoặc mỗi tỉnh một nhóm | Gần khách, quyết nhanh tại chỗ | Khó giữ chuẩn chung, dễ thành mỗi điểm một kiểu |
| Theo nhóm khách hàng | Khách sỉ, khách lẻ, khách doanh nghiệp tách nhóm | Phục vụ đúng nhu cầu từng nhóm | Tranh chấp khi một khách thuộc nhiều nhóm |
| Ma trận | Người thuộc một chức năng, đồng thời làm cho một dự án hoặc dòng hàng | Dùng chung chuyên môn mà vẫn tập trung vào sản phẩm | Một người hai cấp trên, dễ rối nếu không phân quyền rõ |
Doanh nghiệp nhỏ hiếm khi theo một mô hình thuần. Phổ biến nhất là lai: phần bán hàng chia theo khu vực hoặc nhóm khách, còn sản xuất, kho và kế toán vẫn chung theo chức năng. Mô hình lai không có gì sai, miễn là bạn biết chỗ nào đang chia theo kiểu nào và vì sao.
Cơ cấu theo chức năng: điểm khởi đầu và giới hạn của nó
Cơ cấu chức năng hợp với công ty có một dòng sản phẩm hoặc dịch vụ chính, phục vụ một kiểu khách. Mỗi bộ phận làm một khâu, chuyên môn được tích luỹ tập trung, người mới học từ người giỏi cùng bộ phận. Chủ hoặc người điều hành là nơi các khâu gặp nhau. Ở quy mô dưới hai mươi người, mô hình này gần như luôn là lựa chọn hợp lý.
Giới hạn xuất hiện khi công ty bắt đầu phức tạp. Ví dụ một xưởng may ở Nghệ An vốn chỉ làm đồng phục cho trường học, nay nhận thêm đơn gia công cho thương hiệu thời trang (ví dụ giả định). Hai loại đơn khác nhau hoàn toàn về nhịp, yêu cầu chất lượng, cách làm việc với khách. Nhưng vì cơ cấu theo chức năng, cùng một bộ phận bán hàng nhận cả hai, cùng một xưởng làm cả hai, và mỗi lần đơn thời trang gấp thì đơn đồng phục bị đẩy lùi. Không ai chịu trách nhiệm trọn vẹn cho một loại khách; mỗi bộ phận chỉ lo khâu của mình.
Dấu hiệu quen thuộc là câu "bên bán hàng hứa với khách mà không hỏi xưởng" và "xưởng làm đúng kỹ thuật mà không biết khách cần gì". Khi những câu đó xuất hiện mỗi tuần, có thể cơ cấu chức năng đã chật. Nhưng trước khi đổi cả mô hình, hãy thử những cách nhẹ hơn: một bảng RACI cho các việc giao nhau, hoặc một người điều phối theo đơn hàng.
Khi nào nên chia theo sản phẩm, khu vực hoặc khách hàng
Chia theo sản phẩm khi các dòng hàng khác nhau về cách làm và cách bán. Nếu hai dòng dùng chung máy, chung người, chung khách thì đừng tách. Nếu chúng khác nhau đến mức người bán dòng này không hiểu dòng kia, và mỗi dòng có biến động riêng, tách thành hai nhóm giúp mỗi nhóm tập trung và thấy rõ lãi lỗ của mình.
Chia theo khu vực khi khoảng cách làm chậm quyết định. Khi mở điểm thứ hai ở tỉnh khác, mọi quyết định phải gọi về trụ sở sẽ làm điểm mới chậm và mất khách. Cho mỗi điểm một người quản lý có quyền thật, trong khi giữ chung những thứ cần chuẩn như mua hàng, kế toán, nhận diện thương hiệu. Phần quản lý nhiều điểm chi tiết có ở danh mục mở rộng và mở chi nhánh.
Chia theo nhóm khách khi các nhóm cần cách phục vụ rất khác nhau. Khách sỉ cần báo giá nhanh, công nợ, giao số lượng lớn; khách lẻ cần tư vấn, đổi trả, giao nhỏ. Cùng một nhân viên phục vụ cả hai thì thường làm tốt một và kém một.
Đừng chia chỉ vì muốn có thêm chức danh. Tách nhóm để thưởng cho một người giỏi bằng chức trưởng nhóm là lý do phổ biến nhưng tệ. Cơ cấu nên theo nhu cầu của việc và của khách.
Chia một phần trước, giữ phần còn lại. Không cần chia toàn bộ công ty theo một trục. Tách riêng nhóm bán hàng theo khách hoặc khu vực là bước nhỏ, đảo ngược được, và thường đủ giải quyết vấn đề.
Ma trận ở công ty nhỏ: dùng được nhưng cần luật rõ
Ma trận nghe có vẻ chỉ dành cho tập đoàn, nhưng thực ra công ty nhỏ dùng nó thường xuyên mà không gọi tên. Khi một thiết kế viên vừa thuộc nhóm thiết kế, vừa được giao làm cho một dự án của khách lớn, đó là ma trận. Khi một kỹ thuật viên vừa nghe trưởng xưởng, vừa nghe người phụ trách khách hàng, đó cũng là ma trận.
Ma trận có giá trị khi công ty cần dùng chung một chuyên môn hiếm cho nhiều dự án hoặc nhiều dòng hàng, không đủ người để mỗi nhóm có riêng. Vấn đề là người ở giữa có hai cấp trên. Khi hai yêu cầu đụng nhau, họ phải tự chọn, và chọn sai thì bị một bên trách.
Muốn ma trận chạy ở công ty nhỏ, cần ba luật viết ra giấy. Một, ai quyết người này làm việc gì trong tuần, thường là người phụ trách chuyên môn. Hai, ai quyết kết quả của từng dự án có đạt yêu cầu không, thường là người phụ trách dự án. Ba, khi hai bên đụng nhau thì ai phân xử, thường là người điều hành hoặc chủ, và phân xử trong bao lâu. Thiếu luật thứ ba, người ở giữa sẽ bị kẹt mỗi tuần. Bảng RACI là công cụ tốt để ghi những luật này cho từng loại việc.
Chuyển cơ cấu từng bước, không đứt mạch
Đổi cơ cấu là việc dễ gây xáo trộn: người đổi cấp trên, khách đổi đầu mối, quy trình đổi đường đi. Làm từng bước giúp giảm rủi ro.
- Viết rõ vấn đề muốn giải quyết. Một hai câu: hiện tại cái gì đang chậm, đang rơi, đang tranh cãi. Nếu không viết được, có thể chưa cần đổi.
- Vẽ cơ cấu mới song song với cơ cấu cũ. Ghi từng người từ ô cũ sang ô mới, từng việc từ bộ phận cũ sang bộ phận mới. Những việc không biết đặt vào đâu là điểm cần bàn kỹ.
- Thử ở một phần trước. Ví dụ tách riêng nhóm khách sỉ trong ba tháng, giữ nguyên phần còn lại. Đo những chỉ số liên quan tới vấn đề đã viết ở bước một.
- Cập nhật bản mô tả vai trò và bảng thẩm quyền cho các ô thay đổi. Cơ cấu mới mà quyền hạn cũ thì mọi người vẫn làm theo cách cũ.
- Báo cho khách và đối tác nếu đầu mối đổi. Khách quen gọi người cũ mà người cũ không còn phụ trách là nguồn phàn nàn rất dễ tránh.
- Rà lại sau ba tháng. Vấn đề ban đầu đã đỡ chưa, có vấn đề mới nào phát sinh. Giữ, sửa, hoặc quay lại.
Cho phép mình quay lại là một phần của kế hoạch, không phải thất bại. Cơ cấu là công cụ, và công cụ nào không hợp thì đổi.
Dùng AI so sánh phương án cơ cấu cho trường hợp của bạn
AI hữu ích khi bạn đang phân vân giữa hai ba phương án và muốn ai đó liệt kê kỹ ưu nhược theo hoàn cảnh cụ thể. Mô tả công ty bằng thông tin chung: ngành, số người, các dòng hàng, các nhóm khách, số điểm, vấn đề đang gặp. Không cần tên người, không cần doanh số thật; nếu muốn đưa tỷ trọng thì dùng tỷ lệ ước lượng.
Câu lệnh mẫu: "Một xưởng may bốn mươi người có hai loại đơn: đồng phục học sinh theo mùa và gia công cho thương hiệu thời trang quanh năm. Hiện cơ cấu theo chức năng. Vấn đề: đơn thời trang gấp thường đẩy lùi đơn đồng phục, bán hàng hứa với khách mà xưởng không biết trước. Hãy so sánh ba phương án: giữ chức năng và thêm người điều phối đơn hàng; tách bán hàng theo hai nhóm khách, giữ xưởng chung; tách hẳn hai nhóm có xưởng riêng. Với mỗi phương án nêu điều kiện để chạy tốt, chi phí phát sinh, rủi ro, và dấu hiệu sau ba tháng cho biết nó đang hiệu quả."
Sau đó hỏi thêm: "Với phương án hai, liệt kê những việc sẽ nằm ở ranh giới giữa nhóm bán hàng và xưởng chung, và gợi ý ai nên chịu trách nhiệm cuối cùng cho từng việc." Câu trả lời cho bạn danh sách để đưa vào bảng RACI. AI không biết ai trong xưởng của bạn hợp làm điều phối, hay khách thời trang lớn nhất có kiên nhẫn đến đâu; những điều đó bạn tự cân nhắc.
Câu hỏi thường gặp
Công ty nhỏ có cần chọn mô hình cơ cấu tổ chức không?
Ở dưới hai mươi người với một dòng hàng chính, cơ cấu theo chức năng thường tự hình thành và đủ dùng. Cần nghĩ kỹ về mô hình khi có thêm dòng hàng khác hẳn, mở thêm điểm, hoặc phục vụ các nhóm khách rất khác nhau.
Cơ cấu ma trận có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Phù hợp khi cần dùng chung chuyên môn hiếm cho nhiều dự án, với điều kiện có luật rõ: ai xếp việc, ai đánh giá kết quả, ai phân xử khi đụng nhau. Thiếu luật, người ở giữa bị kẹt và năng suất giảm.
Đổi cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng hợp đồng lao động không?
Đổi vị trí, đổi cấp trên, đổi nơi làm việc có thể liên quan tới các điều khoản trong hợp đồng lao động và quy định hiện hành. Nên trao đổi với người làm nhân sự hoặc luật trước khi áp dụng; có thể hỏi AI Cố Vấn để chuẩn bị câu hỏi.
Bao lâu thì nên xem lại cơ cấu tổ chức?
Xem lại mỗi năm một lần là hợp lý, và xem ngay khi có thay đổi lớn: thêm dòng hàng, mở điểm, mất hoặc thêm một nhóm khách lớn. Đừng đổi cơ cấu quá thường xuyên vì mỗi lần đổi đều tốn thời gian làm quen.
AI có thể tự đề xuất cơ cấu tổ chức tốt nhất không?
AI đưa ra các phương án hợp lý theo mô tả chung và liệt kê ưu nhược khá đầy đủ. Nhưng chọn phương án nào phụ thuộc vào con người cụ thể, văn hoá công ty và khách hàng, những thứ AI không thấy. Dùng AI để mở rộng lựa chọn, còn quyết định là của bạn.
Có thể vừa chia theo khu vực vừa chia theo chức năng không?
Có, đó là mô hình lai rất phổ biến: bán hàng và chăm sóc khách chia theo khu vực, còn mua hàng, kế toán, kho tổng giữ chung theo chức năng. Điều quan trọng là ghi rõ việc nào thuộc khu vực, việc nào thuộc trung tâm.