Mùa thấp điểm không phải tai nạn mà là một phần của năm kinh doanh, nên cách đi qua nó tốt nhất là lên kế hoạch trước vài tháng chứ không chờ tới khi quán vắng. Kế hoạch đó gồm bốn phần: biết chính xác mùa vắng của mình bắt đầu và kéo dài bao lâu, tính số tiền cần để đi qua, sắp xếp lại người và chi phí, và dùng thời gian rảnh cho những việc mùa cao điểm không làm nổi.
Bài này dành cho các ngành có mùa rõ rệt: lưu trú và ăn uống ở vùng du lịch, cửa hàng đồ học sinh, xưởng may theo đơn mùa, cơ sở sửa chữa điều hoà, cửa hàng quà Tết. Các con số trong bài là ví dụ giả định. Phần dự báo dòng tiền chi tiết có ở danh mục tài chính quản trị của trang; ở đây tập trung vào những quyết định vận hành.
Biết chính xác mùa vắng của mình, đừng chỉ dựa vào cảm giác
Hầu như chủ doanh nghiệp nào cũng "biết" mùa nào vắng, nhưng ít người biết chính xác vắng đến mức nào, bắt đầu từ tuần nào, và năm nay có khác năm trước không. Cảm giác thường phóng đại: một tuần vắng đầu mùa mưa làm bạn nghĩ cả quý sẽ tệ, trong khi số liệu những năm trước cho thấy tháng thứ hai đã hồi lại một phần.
Cách làm đơn giản là lấy doanh thu theo tuần của hai đến ba năm gần nhất, đặt cạnh nhau. Nếu chỉ có số theo tháng cũng được. Bạn sẽ thấy hình dạng của năm kinh doanh: những tuần đáy, những tuần bắt đầu tăng lại, và chênh lệch giữa đáy và đỉnh. Có thể nhờ AI: "Đây là doanh thu theo tháng của một homestay ở Khánh Hoà trong ba năm. Hãy chỉ ra các tháng thấp điểm lặp lại, mức trung bình của chúng so với các tháng còn lại, và năm nào có hình dạng khác thường." Nhớ xoá mọi thông tin về khách trước khi dán, chỉ giữ tháng và số tiền.
Kết quả bạn cần là một câu cụ thể, ví dụ giả định: "Mùa thấp điểm kéo dài từ giữa tháng Chín đến hết tháng Mười Một, doanh thu trung bình bằng khoảng một nửa các tháng khác, năm ngoái đáy sâu hơn vì mưa bão kéo dài." Có câu đó, mọi kế hoạch phía sau mới có căn cứ.
Tính số tiền cần để đi qua mùa vắng
Câu hỏi quan trọng nhất trước mùa thấp điểm là: với mức doanh thu dự kiến, mỗi tháng thiếu bao nhiêu, và công ty có đủ tiền bù không. Bảng dưới là ví dụ giả định cho một quán ăn nhỏ, đơn vị triệu đồng mỗi tháng.
| Khoản | Tháng bình thường | Tháng thấp điểm (dự kiến) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | 200 | 110 | Dựa trên trung bình các năm trước |
| Nguyên liệu, hàng hoá | 80 | 45 | Giảm theo lượng bán |
| Lương | 50 | 40 | Sau khi sắp xếp lại ca |
| Mặt bằng | 25 | 25 | Cố định, khó giảm nhanh |
| Điện nước, chi phí khác | 15 | 11 | Giảm một phần |
| Chênh lệch mỗi tháng | +30 | −11 | Ba tháng thấp điểm cần khoảng 33 triệu |
Con số cuối cùng là số tiền bạn cần để sẵn trước mùa vắng, từ phần lãi tích luỹ của mùa cao điểm. Nếu không đủ, bạn biết trước để tìm cách giảm chi hoặc thu thêm, thay vì tới giữa mùa mới chạy đi vay gấp. Cách lập dự báo dòng tiền theo tuần kỹ hơn có trong danh mục tài chính quản trị của trang.
Sắp xếp nhân sự: giữ người tốt mà không gánh chi phí thừa
Đừng cắt người vội. Tuyển và đào tạo lại một nhân viên tốt khi mùa cao điểm quay lại thường tốn hơn tiền lương vài tháng vắng. Nhân viên giỏi bị cho nghỉ đột ngột cũng ít khi quay lại.
Dồn nghỉ phép vào mùa vắng. Thông báo từ sớm để nhân viên sắp xếp nghỉ phép năm vào mùa thấp điểm thay vì mùa bận. Cách này cần thoả thuận và tuân theo quy định về nghỉ phép hiện hành, không áp đặt một chiều.
Ca làm linh hoạt. Giảm số người mỗi ca, rút ngắn giờ mở cửa ở khung giờ vắng nhất. Bàn với nhân viên trước, vì thay đổi giờ làm ảnh hưởng thu nhập của họ, và mọi thay đổi về hợp đồng phải làm đúng luật lao động; trang AI Nhân Sự có bài riêng về phần này.
Đào tạo chéo. Mùa vắng là lúc rảnh để người phục vụ học thu ngân, người bếp phụ học làm món chính. Đến mùa cao điểm, bạn có thêm người thay thế khi ai đó ốm hay nghỉ.
Nói thật với đội ngũ. Nhân viên thấy quán vắng và sẽ tự đoán. Một buổi họp nói rõ tình hình, kế hoạch và những gì công ty cam kết giữ giúp họ yên tâm hơn mọi lời trấn an chung chung.
Việc nên làm khi vắng khách
Mùa thấp điểm là khoảng thời gian hiếm hoi trong năm mà đội ngũ không bị cuốn theo đơn hàng. Những việc dưới đây thường bị hoãn mãi vào mùa bận, nên lên danh sách và giao người cụ thể:
- Bảo trì, sửa chữa: máy móc, bếp, điều hoà, nội thất. Hỏng giữa mùa cao điểm tốn kém hơn nhiều.
- Viết lại những quy trình chỉ nằm trong đầu một người, ví dụ cách nhận đặt bàn, cách xử lý khách khiếu nại.
- Dọn kho, kiểm hàng tồn, thanh lý hàng chậm luân chuyển.
- Gọi hỏi thăm khách quen, khách sỉ: không chào bán, chỉ hỏi họ đánh giá mùa vừa qua thế nào, mùa tới cần gì.
- Thử món mới, dịch vụ mới với nhóm nhỏ khách quen trước khi đưa vào mùa chính.
- Rà lại hợp đồng với nhà cung cấp, đàm phán điều kiện cho năm tới khi bạn không gấp.
- Chủ doanh nghiệp nghỉ ngơi thật sự một đợt, để mùa cao điểm có sức.
Mỗi việc nên có người phụ trách và ngày hoàn thành, như mọi việc khác trong công ty. Danh sách không có người nhận thì đến cuối mùa vẫn còn nguyên.
Rà chi phí cố định và đàm phán trước khi mùa vắng tới
Trong bảng tính ở trên, khoản khó giảm nhất là các chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, các hợp đồng dịch vụ trả theo tháng, khoản trả góp thiết bị. Chúng không tự giảm khi khách vắng, nên muốn thay đổi thì phải làm từ trước, khi bạn còn ở thế không vội. Một chủ nhà sẵn lòng nghe đề nghị trả tiền thuê theo mùa, ví dụ giả định trả ít hơn ba tháng vắng và nhiều hơn ba tháng đông, khi bạn nêu ra lúc gia hạn hợp đồng; nghe đề nghị đó giữa lúc bạn đã chậm tiền thì khác hẳn.
Cách làm thực tế là lập danh sách mọi khoản chi lặp lại hằng tháng, ghi bên cạnh từng khoản: có giảm được không, giảm bằng cách nào, ai quyết. Bạn sẽ ngạc nhiên vì số dịch vụ đăng ký từ lâu mà không ai dùng, những gói cước dư, những hợp đồng bảo trì trả cả năm cho thiết bị đã thay. Với nhà cung cấp nguyên liệu, hãy bàn trước về lượng đặt tối thiểu thấp hơn trong mùa vắng để không phải ôm hàng chỉ vì muốn giữ giá.
Có thể nhờ AI rà danh sách này: dán các khoản chi đã bỏ tên đơn vị cung cấp, hỏi khoản nào thường đàm phán được theo mùa, khoản nào là chi phí chìm không nên cắt. Kết quả chỉ là gợi ý; quyết định cuối cùng dựa trên hợp đồng thật đã ký. Những thay đổi trong hợp đồng thuê hay hợp đồng cung cấp có giá trị lớn nên được người hiểu luật đọc qua, và bạn có thể đặt câu hỏi nguyên tắc cho AI Cố Vấn trước khi ký lại.
Dùng AI lập kế hoạch mùa thấp điểm theo tuần
AI giúp biến những ý tưởng rời rạc thành một lịch làm việc có thứ tự. Quy trình gợi ý:
- Ghi ra mọi thứ bạn muốn làm trong mùa vắng, không cần sắp xếp: sửa chữa, đào tạo, thử sản phẩm, gọi khách, đàm phán.
- Ghi thêm ràng buộc: số người, số giờ mỗi người có thể dành, số tiền tối đa có thể chi, những tuần nào có ngày lễ.
- Đưa cho AI với câu lệnh: "Đây là danh sách việc và các ràng buộc của một quán ăn mười hai nhân viên trong mười hai tuần thấp điểm. Hãy sắp thành kế hoạch theo tuần, ưu tiên việc nào ảnh hưởng mùa cao điểm nhiều nhất, không để một người quá tải trong một tuần, và đánh dấu việc nào cần chi tiền."
- Đọc lại và sửa: AI không biết thợ sửa điều hoà chỉ rảnh tuần nào, hay nhân viên nào đang có việc gia đình.
- Chốt kế hoạch, dán ở nơi cả đội nhìn thấy, mỗi tuần kiểm một lần.
Không đưa tên nhân viên, mức lương hay thông tin cá nhân vào câu lệnh. Dùng vai trò như "phục vụ 1", "bếp 2" là đủ để AI sắp lịch.
Những sai lầm làm mùa thấp điểm sâu hơn
Sai lầm phổ biến nhất là giảm giá ồ ạt để kéo khách. Trong mùa vắng, nhu cầu chung thấp, nên giảm giá thường chỉ kéo được một phần nhỏ khách mới mà lại làm giảm lợi nhuận trên những khách vẫn sẽ đến dù không giảm. Tệ hơn, khách quen giá rẻ rồi thì sang mùa chính khó nâng lại. Nếu muốn ưu đãi, nhắm vào một nhóm khách hoặc một khung giờ cụ thể, có thời hạn rõ.
Sai lầm thứ hai là cắt hết chi phí giữ liên lạc với khách. Mùa vắng là lúc khách ít nghĩ đến bạn nhất; im lặng ba tháng thì đầu mùa sau bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Không cần quảng cáo tốn kém, chỉ cần duy trì sự hiện diện ở mức vừa phải với khách cũ.
Sai lầm thứ ba là ôm thêm hàng hay nhận thêm việc ngoài chuyên môn chỉ để có doanh thu. Một xưởng may nhận đơn hàng loại mình không quen để lấp chỗ trống có thể làm hỏng uy tín và tồn hàng lỗi. Sai lầm cuối cùng là coi mùa vắng là lỗi của ai đó. Nhân viên bị trách vì quán vắng sẽ mang tâm trạng đó vào mùa cao điểm. Mùa thấp điểm là chuyện của cả năm kinh doanh, và cách đi qua nó là kế hoạch, không phải tìm người chịu lỗi.
Câu hỏi thường gặp
Mùa thấp điểm có nên đóng cửa tạm thời không?
Có thể cân nhắc khi chi phí mở cửa mỗi tháng lớn hơn phần lãi gộp thu được, và khách của bạn chủ yếu là khách mùa vụ. Nhưng đóng cửa có cái giá: nhân viên, khách quen, thứ hạng trên các trang tìm kiếm địa phương. Đóng một phần như giảm ngày mở cửa thường là giải pháp giữa.
Có nên vay để đi qua mùa thấp điểm không?
Vay để bù chênh lệch dự kiến trước đã tính toán là khác với vay gấp giữa mùa vì bất ngờ. Nếu cần vay, hãy tính từ trước khoản trả gốc lãi so với dòng tiền mùa cao điểm. Đây là quyết định tài chính, nên trao đổi với người làm kế toán, không chỉ dựa vào cảm giác.
Làm sao giữ nhân viên giỏi khi mùa vắng phải giảm giờ làm?
Nói rõ tình hình và thời gian dự kiến từ sớm, ưu tiên giữ thu nhập cho người chủ chốt, cho nhân viên cơ hội học thêm kỹ năng trong mùa vắng. Mọi thay đổi về giờ làm, tiền lương phải được thoả thuận và đúng quy định lao động hiện hành.
Mùa thấp điểm có nên chạy quảng cáo mạnh không?
Thường không hiệu quả bằng mùa cao điểm vì nhu cầu chung thấp. Nên giữ mức hiện diện vừa phải, tập trung vào khách cũ và chuẩn bị nội dung, ưu đãi để tung ra ngay đầu mùa chính. Chi tiết về tiếp thị có ở các trang chuyên về tiếp thị trong hệ.
AI có dự báo được mùa thấp điểm năm nay sâu hay nông không?
AI chỉ tìm ra quy luật trong dữ liệu các năm trước bạn đưa vào. Nó không biết năm nay có công trình làm đường, có thời tiết bất thường hay đối thủ mới. Dùng kết quả làm khung, rồi tự điều chỉnh theo những gì bạn biết về địa phương.
Doanh nghiệp mới mở chưa có số liệu năm trước thì làm sao biết mùa vắng?
Hỏi những người làm cùng ngành trong khu vực, hỏi nhà cung cấp vì họ thấy lượng hàng của nhiều khách, và quan sát các cơ sở xung quanh. Ghi số liệu theo tuần ngay từ năm đầu để năm sau có căn cứ của chính mình.