Công nợ phải thu là tiền khách đang giữ của bạn. Quản lý nó tốt gồm ba việc: quyết định cho ai nợ và nợ bao nhiêu trước khi bán, theo dõi từng khoản theo tuổi sau khi bán, và nhắc đều đặn trước khi khoản nợ thành khó đòi. Phần lớn khoản nợ xấu ở công ty nhỏ không đến từ khách cố tình quỵt, mà từ việc không ai làm đủ ba việc này.
Bài này dành cho chủ và trưởng bộ phận kinh doanh ở công ty bán buôn, phân phối, dịch vụ cho doanh nghiệp. Việc đối chiếu số liệu công nợ với khách và nhà cung cấp là nghiệp vụ kiểm soát, đã có bài riêng ở trang AI Kiểm Soát; ở đây tập trung vào chính sách và nhịp quản trị. Tên khách, số tiền đều là ví dụ giả định.
Bán chịu là một quyết định cho vay, cần có chính sách
Khi giao hàng cho khách và cho trả sau ba mươi ngày, công ty đang cho khách vay một khoản bằng giá trị lô hàng, không lãi, không tài sản bảo đảm. Ngân hàng cho vay phải xét hồ sơ, đặt hạn mức, theo dõi khoản vay. Công ty bán buôn thường làm việc tương tự chỉ bằng một câu hứa miệng của nhân viên kinh doanh.
Một chính sách bán chịu tối thiểu nên trả lời được năm câu. Khách mới được mua chịu sau bao lâu hoặc sau mấy đơn trả tiền ngay. Hạn mức nợ tối đa của từng nhóm khách là bao nhiêu. Thời hạn thanh toán chuẩn là bao nhiêu ngày. Ai được phép duyệt vượt hạn mức hoặc kéo dài thời hạn. Khách quá hạn bao lâu thì ngừng giao hàng mới.
Chính sách không cần dài, một trang là đủ, nhưng phải được viết ra và cả bộ phận kinh doanh lẫn kế toán cùng biết. Khi chưa có chính sách, mỗi nhân viên kinh doanh tự quyết theo quan hệ, và công ty chỉ biết rủi ro khi khoản nợ đã quá hạn nhiều tháng.
Có thể nhờ AI soạn bản nháp chính sách với câu lệnh: "Soạn chính sách bán chịu một trang cho công ty phân phối vật tư ngành nước có khoảng hai trăm khách là cửa hàng bán lẻ, gồm điều kiện được mua chịu, hạn mức theo nhóm khách, thời hạn thanh toán, quyền duyệt ngoại lệ, quy tắc ngừng giao hàng khi quá hạn. Viết bằng ngôn ngữ đơn giản cho nhân viên kinh doanh." Sau đó sửa theo thực tế ngành và cho kế toán, người phụ trách kinh doanh cùng góp ý.
Bảng tuổi nợ: công cụ trung tâm
Bảng tuổi nợ liệt kê công nợ của từng khách, chia theo khoảng thời gian kể từ ngày đến hạn. Đây là thứ nên nằm trên bàn chủ doanh nghiệp mỗi tuần. Ví dụ giả định cho năm khách.
| Khách | Chưa đến hạn | Quá hạn 1–30 ngày | Quá hạn 31–60 ngày | Quá hạn trên 60 ngày |
|---|---|---|---|---|
| Cửa hàng A | 120 | 0 | 0 | 0 |
| Cửa hàng B | 80 | 45 | 0 | 0 |
| Công ty xây dựng C | 200 | 150 | 90 | 0 |
| Cửa hàng D | 0 | 0 | 30 | 60 |
| Cửa hàng E | 40 | 0 | 0 | 0 |
Đơn vị triệu đồng. Đọc theo hàng để thấy khách nào đang trượt dần sang các cột bên phải: công ty C có khoản nợ trải dài ba cột, cần nói chuyện ngay dù tổng nợ chưa lớn nhất. Đọc theo cột để thấy sức khoẻ chung: tỷ trọng cột quá hạn trên tổng phải thu tăng qua các tuần là tín hiệu toàn bộ quy trình thu nợ đang lỏng.
Phần mềm kế toán và bán hàng phổ biến thường xuất được báo cáo này. Nếu chưa có, một bảng tính gồm số hoá đơn, mã khách, ngày hoá đơn, ngày đến hạn, số tiền, số đã thu là đủ để dựng bảng tuổi nợ bằng công thức.
Nhịp nhắc nợ theo mốc thời gian
Nhắc nợ hiệu quả nhất khi đều đặn và dự đoán được, để khách hiểu đây là quy trình chứ không phải chuyện cá nhân. Một nhịp gợi ý cho khách doanh nghiệp:
- Trước hạn bảy ngày: gửi tin nhắc lịch sự kèm số hoá đơn, số tiền, ngày đến hạn và thông tin chuyển khoản. Nhiều khoản trễ chỉ vì kế toán bên khách chưa nhận đủ chứng từ.
- Đúng ngày đến hạn: nếu chưa thấy tiền, gửi tin ngắn xác nhận đã đến hạn và hỏi khách có cần bổ sung chứng từ gì không.
- Quá hạn bảy ngày: nhân viên kinh doanh phụ trách gọi điện trực tiếp, hỏi lịch thanh toán cụ thể, ghi lại cam kết.
- Quá hạn ba mươi ngày: thư chính thức từ kế toán hoặc trưởng bộ phận, nêu số dư quá hạn, nhắc điều khoản hợp đồng, thông báo tạm dừng giao đơn mới theo chính sách.
- Quá hạn sáu mươi ngày: chủ doanh nghiệp hoặc giám đốc trực tiếp làm việc với chủ bên khách, đề xuất lịch trả góp có ký xác nhận.
- Quá hạn lâu hơn: cân nhắc các biện pháp pháp lý, cần hỏi ý kiến luật sư trước khi gửi bất kỳ văn bản mang tính cảnh báo pháp lý nào.
Mỗi lần liên hệ ghi lại vào một cột ghi chú trên bảng tuổi nợ: ngày, người liên hệ, khách hứa gì. Lần sau nhìn vào là biết khách đã hứa mấy lần.
Tuyệt đối không dùng biện pháp đe doạ, bêu tên trên mạng xã hội hay gọi điện quấy rối người thân của khách. Ngoài chuyện đạo đức, những việc đó có thể vi phạm pháp luật và quay ngược lại làm hại công ty.
Dùng AI soạn thư nhắc nợ: lịch sự, rõ ràng, đúng mức
Thư nhắc nợ là loại văn bản nhiều người ngại viết vì sợ mất lòng khách. Chatbot làm tốt việc này: viết giọng lịch sự mà vẫn rõ ràng, điều chỉnh mức độ cứng rắn theo từng mốc.
Câu lệnh mẫu cho mốc quá hạn bảy ngày: "Viết tin nhắn ngắn, giọng thân thiện nhưng rõ ràng, gửi kế toán của một cửa hàng là khách quen, nhắc hoá đơn số [mã] trị giá [số tiền] đã quá hạn bảy ngày, hỏi lịch thanh toán dự kiến và hỏi có cần bổ sung chứng từ không. Không dùng từ ngữ gây áp lực."
Câu lệnh mẫu cho mốc ba mươi ngày: "Viết thư chính thức từ phòng kế toán gửi khách hàng doanh nghiệp, nêu tổng số dư quá hạn ba mươi ngày gồm các hoá đơn [danh sách mã], nhắc điều khoản thanh toán đã thoả thuận, thông báo theo chính sách công ty sẽ tạm dừng giao đơn mới cho đến khi số dư quá hạn được thanh toán hoặc có lịch trả được hai bên xác nhận. Giọng tôn trọng, không đe doạ."
Lưu ý quan trọng: dùng ký hiệu trong ngoặc vuông khi soạn với AI, rồi tự điền tên khách, số hoá đơn, số tiền thật vào bản cuối trên máy của bạn. Không dán danh sách công nợ thật có tên khách vào chatbot. Mọi thư trước khi gửi phải được người phụ trách đọc lại, và thư có nội dung pháp lý cần được luật sư xem. Bạn có thể hỏi trước ở trang AI Cố Vấn về các bước pháp lý chung khi đòi nợ, rồi xác nhận lại với người có chuyên môn.
Với khách là cá nhân, thư càng cần nhẹ nhàng và tôn trọng quyền riêng tư; chỉ gửi đến đúng người mua, không gửi qua người thân hay nơi làm việc của họ.
Chỉ số theo dõi và ai chịu trách nhiệm
Số ngày thu tiền bình quân. Tính hằng tháng bằng phải thu bình quân chia doanh thu bình quân mỗi ngày. Xu hướng quan trọng hơn con số tuyệt đối.
Tỷ trọng nợ quá hạn. Tổng nợ quá hạn chia tổng phải thu. Đặt một ngưỡng cảnh báo nội bộ, vượt ngưỡng thì cả bộ phận kinh doanh họp xem lại.
Tỷ trọng nợ quá hạn trên sáu mươi ngày. Đây là phần có nguy cơ thành khó đòi. Nên được xem riêng từng khoản, có người phụ trách và kế hoạch cụ thể.
Mức tập trung công nợ. Một khách chiếm quá nhiều phần trăm tổng phải thu là rủi ro tập trung. Nếu khách đó gặp khó khăn, công ty gặp khó khăn theo. Điều này liên quan đến danh mục quản trị rủi ro của trang.
Trách nhiệm rõ ràng. Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm thu khoản nợ của khách mình bán, kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, nhắc mốc và báo cáo. Khi cả hai cùng chịu trách nhiệm mà không phân rõ, thường không ai làm. Một số công ty gắn một phần thưởng doanh số với việc thu được tiền, thay vì chỉ với giá trị đơn hàng; chi tiết thiết kế thưởng thuộc phần nhân sự, xem thêm trang AI Nhân Sự.
Khoản nợ khó đòi: xử lý trên sổ và trong quản trị
Dù quản lý tốt đến đâu, vẫn sẽ có khoản không thu được. Khách đóng cửa, khách mất khả năng thanh toán, tranh chấp chất lượng kéo dài. Khi một khoản nợ đã quá hạn lâu và các nỗ lực thu hồi không có kết quả, cần xử lý trên hai mặt.
Mặt kế toán: chế độ kế toán cho phép lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo những điều kiện và mức trích nhất định, và xử lý xoá nợ khi đủ hồ sơ chứng minh. Điều kiện, hồ sơ và ảnh hưởng thuế thay đổi theo quy định hiện hành, cần làm cùng kế toán chứ không tự quyết. Điều chủ doanh nghiệp cần biết là báo cáo tài chính nên phản ánh đúng khả năng thu hồi, đừng giữ một khoản phải thu lớn trên sổ khi biết rõ không thu được.
Mặt quản trị: mỗi khoản nợ khó đòi là một bài học về chính sách bán chịu. Hãy nhìn lại khách đó đã được cho nợ theo quy trình nào, có dấu hiệu nào bị bỏ qua, ai đã duyệt vượt hạn mức. Có thể dùng AI để tổng hợp các ghi chú liên hệ đã ghi trên bảng tuổi nợ, sau khi thay tên khách bằng mã, rồi hỏi: "Từ lịch sử liên hệ này, những dấu hiệu cảnh báo nào xuất hiện trước khi khoản nợ trở thành khó đòi, và chính sách bán chịu nên điều chỉnh điểm nào?"
Cũng nên nhìn khoản nợ khó đòi bằng con số doanh thu phải bù. Ví dụ giả định công ty có biên lợi nhuận ròng khoảng năm phần trăm; mất một khoản nợ năm mươi triệu tương đương phải bán thêm khoảng một tỷ đồng hàng chỉ để lấy lại phần lợi nhuận đã mất. Đưa phép tính này vào buổi họp kinh doanh thường thuyết phục hơn mọi lời nhắc nhở về kỷ luật thu nợ.
Kết quả của buổi rút kinh nghiệm nên được ghi vào chính sách bán chịu bản tiếp theo. Chính sách tốt là chính sách được sửa sau mỗi lần trả giá.
Câu hỏi thường gặp
Bảng tuổi nợ nên cập nhật bao lâu một lần?
Công ty có nhiều khách bán chịu nên cập nhật hằng tuần, đọc vào đầu tuần cùng bộ phận kinh doanh. Công ty ít khách, ít hoá đơn có thể làm hằng tháng. Quan trọng là đều đặn và mỗi khoản quá hạn đều có người phụ trách.
Có nên tính lãi chậm trả với khách quá hạn không?
Có thể, nếu hợp đồng đã thoả thuận rõ và phù hợp quy định pháp luật hiện hành về lãi chậm trả. Trên thực tế nhiều công ty nhỏ dùng điều khoản này như công cụ thương lượng hơn là để thu. Nên hỏi luật sư khi soạn điều khoản.
Khách quen lâu năm có cần hạn mức không?
Nên có. Khách quen cũng có thể gặp khó khăn, và khi đó khoản nợ lớn nhất thường nằm ở chính khách quen. Hạn mức có thể cao hơn khách mới, được xem lại định kỳ, nhưng vẫn phải tồn tại và có người duyệt khi vượt.
Dán danh sách công nợ vào chatbot để phân tích có được không?
Chỉ nên dán sau khi thay tên khách bằng mã, xoá mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ và thông tin người liên hệ. Với dữ liệu số tổng hợp như tỷ trọng quá hạn, tuổi nợ bình quân, rủi ro thấp hơn nhiều.
Khi nào nên ngừng giao hàng cho khách nợ quá hạn?
Nên theo chính sách đã công bố trước với khách, ví dụ quá hạn ba mươi ngày thì tạm dừng đơn mới. Áp dụng nhất quán giúp khách hiểu đây là quy trình. Ngoại lệ cần người có thẩm quyền duyệt và ghi lại lý do.
Nợ khó đòi có được tính vào chi phí không?
Chế độ kế toán và quy định thuế cho phép lập dự phòng và xử lý xoá nợ khi đáp ứng điều kiện và có đủ hồ sơ. Điều kiện cụ thể thay đổi theo quy định hiện hành, vì vậy cần làm cùng kế toán và kiểm lại văn bản đang áp dụng.