Chọn phần mềm quản lý bán hàng đúng bắt đầu từ một trang yêu cầu do chính bạn viết, không phải từ buổi giới thiệu của bên bán. Khi đã biết rõ cửa hàng cần làm những việc gì mỗi ngày, bạn chỉ cần đem từng phần mềm ra thử đúng những việc đó với dữ liệu thật trong khoảng hai tuần. Phần mềm nào làm trôi việc của bạn là phần mềm phù hợp, bất kể nó có bao nhiêu tính năng khác.
Bài này dành cho chủ cửa hàng bán lẻ, cửa hàng bán sỉ, nhà phân phối nhỏ đang bán bằng sổ hoặc Excel. Bạn sẽ có khung viết yêu cầu, bảng tiêu chí, danh sách câu hỏi bắt buộc với bên bán, kịch bản dùng thử và cách tính đủ chi phí. Bài không nêu tên hay xếp hạng phần mềm cụ thể, vì thị trường thay đổi nhanh và nhu cầu mỗi nơi một khác.
Phần mềm quản lý bán hàng làm được gì, không làm được gì
Ở mức cơ bản, phần mềm quản lý bán hàng ghi lại từng đơn, trừ tồn kho tương ứng, in hoá đơn hoặc phiếu cho khách, lưu thông tin khách và công nợ, và tổng hợp doanh thu theo ngày, theo mặt hàng, theo nhân viên. Nhiều phần mềm còn có phần nhập hàng, chuyển kho giữa các điểm bán, chương trình khuyến mãi, tích điểm khách quen và kết nối với kênh bán trực tuyến.
Điều phần mềm không làm thay bạn được là quyết định cách bán. Nếu cửa hàng chưa thống nhất giá sỉ cho từng nhóm khách, chưa có quy định đổi trả, chưa biết ai được giảm giá bao nhiêu, phần mềm chỉ ghi lại sự lộn xộn đó nhanh hơn. Trước khi chọn, hãy chốt những quy tắc bán hàng cốt lõi trên giấy.
Cũng nên biết ranh giới với phần mềm kế toán. Phần mềm bán hàng lo phần nghiệp vụ hằng ngày ở quầy và kho; phần mềm kế toán lo sổ sách, thuế và báo cáo tài chính. Một số phần mềm làm cả hai, một số chỉ xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán. Cái nào phù hợp tuỳ cách công ty đang làm kế toán, nội bộ hay thuê dịch vụ, và bài riêng trong danh mục này bàn kỹ phần kế toán.
Viết yêu cầu một trang trước khi xem bất kỳ phần mềm nào
Một trang yêu cầu tốt giúp bạn không bị cuốn theo tính năng hào nhoáng trong buổi giới thiệu. Các bước soạn:
- Liệt kê các tình huống bán hàng có thật trong một tuần: khách lẻ trả tiền mặt, khách sỉ ghi nợ, khách đặt cọc lấy sau, đổi hàng, trả hàng, giao tận nơi thu tiền hộ.
- Ghi số lượng tương đối: khoảng bao nhiêu mã hàng, bao nhiêu đơn mỗi ngày lúc cao điểm, mấy điểm bán, mấy người dùng cùng lúc.
- Ghi những đặc thù của ngành: hàng có hạn dùng, hàng bán theo cân, hàng có nhiều kích cỡ màu sắc, hàng có số sê-ri bảo hành, đơn vị tính quy đổi thùng sang chiếc.
- Ghi những thứ bắt buộc phải có và những thứ có thì tốt, tách rõ hai cột.
- Ghi các phần mềm hay dịch vụ cần kết nối: phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, đơn vị giao hàng, kênh bán trực tuyến.
- Nhờ AI rà lại: dán bản yêu cầu đã che tên cửa hàng và hỏi "Với một cửa hàng như mô tả, còn tình huống bán hàng nào thường gặp mà bản yêu cầu này chưa nhắc?"
Bước cuối thường lôi ra được vài tình huống bạn quên, như bán hàng khi mất mạng, nhân viên ca tối huỷ đơn, hay hàng tặng kèm không tính tiền. Đó chính là những chỗ phần mềm kém sẽ làm bạn khổ sau này.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng
Dùng bảng này để chấm từng phần mềm sau khi dùng thử, mỗi tiêu chí ghi đạt, tạm, hoặc không. Cột cuối là dấu hiệu nên dè chừng.
| Tiêu chí | Kiểm bằng cách nào | Dấu hiệu đáng lo |
|---|---|---|
| Làm trôi các tình huống trong trang yêu cầu | Tự nhập thử từng tình huống, bấm từ đầu đến cuối | Phải nhờ bên bán làm mẹo hoặc "sẽ có trong bản cập nhật" |
| Nhân viên mới học nhanh | Đưa một nhân viên chưa xem giới thiệu tự bán thử một đơn | Cần học cả ngày mới bán được đơn đầu |
| Chạy được khi mạng chập chờn | Tắt mạng giữa lúc bán thử | Mất đơn hoặc đơn bị nhân đôi khi có mạng lại |
| Xuất được toàn bộ dữ liệu | Yêu cầu xuất danh mục hàng, khách, đơn ra tệp bảng tính | Chỉ xuất được báo cáo tổng, không xuất dữ liệu gốc |
| Phân quyền theo vai trò | Tạo tài khoản thu ngân, quản lý, chủ và thử quyền từng người | Thu ngân xem được giá vốn hoặc sửa được đơn đã chốt |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Gọi hỗ trợ thử ngoài giờ hành chính | Chỉ hỗ trợ qua email, trả lời sau vài ngày |
Tiêu chí xuất dữ liệu là thứ chủ cửa hàng hay bỏ qua nhất nhưng quan trọng nhất về lâu dài. Phần mềm không cho bạn mang dữ liệu đi khi ngừng dùng là phần mềm giữ bạn lại bằng dữ liệu của chính bạn.
Câu hỏi bắt buộc với bên bán phần mềm
Mang danh sách này theo trong buổi gặp và ghi lại câu trả lời, tốt nhất là đề nghị bên bán trả lời bằng văn bản:
- Dữ liệu của cửa hàng được lưu ở đâu, ai có quyền xem, và khi ngừng dùng thì được xuất ra định dạng gì, trong bao lâu.
- Chi phí tính theo gì: theo điểm bán, theo người dùng, theo số đơn, hay theo tính năng; khi tăng thêm một điểm bán thì tăng bao nhiêu.
- Có phí khởi tạo, phí nhập dữ liệu ban đầu, phí đào tạo, phí kết nối với phần mềm khác hay không.
- Giá có được giữ khi gia hạn hay có thể tăng, điều khoản báo trước thế nào.
- Khi phần mềm lỗi lúc đông khách thì liên hệ hỗ trợ bằng cách nào, thời gian phản hồi cam kết là bao lâu.
- Cập nhật phiên bản có tự động không, có làm thay đổi giao diện khiến nhân viên phải học lại không.
- Có cửa hàng cùng ngành, cùng quy mô đang dùng để bạn hỏi kinh nghiệm không.
Câu cuối giúp bạn nghe từ người dùng thật thay vì chỉ nghe người bán. Khi hỏi cửa hàng đó, đừng hỏi "có tốt không" mà hỏi "điều gì làm anh chị bực nhất khi dùng" — câu trả lời thường cho bạn nhiều thông tin hơn.
Dùng thử hai tuần với kịch bản thật
Phần lớn phần mềm có giai đoạn dùng thử. Hai tuần đủ để thấy điểm yếu nếu bạn thử có kế hoạch:
- Chỉ thử song song hai hoặc ba phần mềm; thử nhiều hơn thì nhân viên lẫn lộn, không đánh giá được gì.
- Nhập khoảng vài chục mã hàng đại diện, gồm cả mã khó như hàng nhiều kích cỡ hoặc hàng bán theo cân.
- Chọn hai nhân viên bán hàng và một người kho tham gia, không chỉ chủ tự thử.
- Mỗi ngày bán thử lại các đơn có thật của hôm trước trên phần mềm, theo đúng trang yêu cầu.
- Cuối mỗi ngày ghi lại trong một tệp chung: việc gì làm chậm, chỗ nào phải hỏi, lỗi gì xuất hiện.
- Cuối tuần thứ hai, chấm theo bảng tiêu chí và hỏi ý kiến người đã dùng thử trước khi chủ quyết.
Đừng thử bằng dữ liệu mẫu bên bán cài sẵn; dữ liệu mẫu được làm đẹp để phần mềm chạy trơn. Dữ liệu thật của cửa hàng bạn, với tên hàng dài, mã trùng và khách nợ lắt nhắt, mới cho thấy phần mềm chịu được đến đâu.
Bán nhiều kênh: kiểm phần kết nối trước khi ký
Nhiều cửa hàng nhỏ hiện bán cùng lúc ở quầy, qua nhóm nhắn tin, trên trang mạng xã hội và trên một hai sàn thương mại điện tử. Khi đó điểm yếu lớn nhất thường không nằm ở màn hình bán hàng mà ở chỗ tồn kho giữa các kênh: một món hàng cuối cùng được bán ở quầy trong khi trên sàn vẫn hiện còn hàng, khách đặt rồi cửa hàng phải xin huỷ. Lặp lại vài lần là điểm đánh giá của gian hàng tụt và khách mất lòng tin.
Vì vậy, nếu cửa hàng bán đa kênh, hãy đưa vào kịch bản dùng thử một tình huống cụ thể: cùng một mã hàng còn hai chiếc, bán một chiếc ở quầy, xem sau bao lâu số tồn trên kênh trực tuyến được cập nhật, và chuyện gì xảy ra nếu hai kênh bán cùng lúc. Hỏi thêm cách phần mềm nhận đơn từ kênh trực tuyến: tự đổ về hay nhân viên phải chép tay, và đơn huỷ, đơn hoàn được xử lý ra sao.
Phần kết nối với đơn vị giao hàng cũng nên thử thật: tạo vận đơn, in phiếu, theo dõi trạng thái, đối soát tiền thu hộ. Chính sách kết nối của các sàn và đơn vị giao hàng thay đổi thường xuyên, nên câu trả lời của bên bán chỉ đúng tại thời điểm hỏi; ghi lại ngày hỏi và kiểm lại trước khi ký. Phần bán hàng trực tuyến chuyên sâu được bàn ở trang AI Thương Mại.
Tính đủ chi phí, không chỉ tiền thuê bao
Tiền thuê hoặc tiền mua phần mềm. Đây là khoản dễ thấy nhất. Hãy quy về chi phí cho ba năm thay vì một tháng, và tính theo quy mô bạn dự kiến trong ba năm đó, ví dụ giả định thêm một điểm bán và vài nhân viên.
Thiết bị đi kèm. Máy in hoá đơn, máy quét mã vạch, máy in tem, máy tính bảng, ngăn kéo tiền. Kiểm xem phần mềm có yêu cầu thiết bị loại riêng hay dùng được thiết bị cửa hàng đã có.
Thời gian nhập dữ liệu ban đầu. Làm sạch và nhập danh mục hàng, khách, công nợ đầu kỳ có thể tốn nhiều ngày công. Đó là chi phí thật dù không ai gửi hoá đơn cho bạn.
Thời gian đào tạo và giai đoạn chậm. Mấy tuần đầu nhân viên sẽ bán chậm hơn. Tránh chuyển đổi vào mùa cao điểm và tính trước khoản năng suất giảm này.
Chi phí thoát ra. Nếu sau một năm cần đổi phần mềm khác, việc xuất dữ liệu và nhập lại tốn bao nhiêu công. Phần mềm xuất dữ liệu sạch giúp giảm khoản này rất nhiều.
Nhờ AI lập bảng so sánh. Sau khi thu thập báo giá và câu trả lời của từng bên, dán các thông tin đã che tên vào AI và yêu cầu: "Lập bảng so sánh tổng chi phí ba năm cho ba lựa chọn, tách chi phí một lần và chi phí định kỳ, ghi rõ giả định, đánh dấu các khoản chưa có thông tin." Đối chiếu từng con số với báo giá gốc trước khi dùng.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ có nên dùng phần mềm bán hàng miễn phí không?
Có thể dùng để làm quen, nhưng hãy đọc kỹ điều kiện: giới hạn số đơn, số mã hàng, quyền xuất dữ liệu và việc phần mềm dùng dữ liệu của bạn vào mục đích gì. Nếu gói miễn phí không cho xuất dữ liệu, việc đổi sang gói khác hay phần mềm khác sau này sẽ rất vất vả.
Nên chọn phần mềm chạy trên máy tính hay chạy trên mạng?
Phần mềm chạy trên mạng tiện cho chủ xem từ xa và cho nhiều điểm bán, nhưng phải kiểm khả năng bán khi mất mạng. Phần mềm cài trên máy chạy ổn định khi mạng kém nhưng việc sao lưu và xem từ xa phụ thuộc vào cách cài đặt.
Dùng thử bao lâu thì đủ để quyết định?
Khoảng hai tuần bán thử bằng đơn hàng thật thường đủ để lộ điểm yếu chính. Nếu cửa hàng có mùa vụ rõ, như bán Tết hay bán mùa khai giảng, hỏi thêm cửa hàng cùng ngành về cách phần mềm chịu tải vào mùa đó.
Có nên để nhân viên tham gia chọn phần mềm không?
Nên. Người bán hàng và người giữ kho là người dùng nhiều nhất, họ phát hiện những chỗ vướng mà chủ không thấy trong buổi giới thiệu. Họ được tham gia chọn thì cũng sẵn lòng dùng hơn khi chính thức chuyển đổi.
Phần mềm bán hàng có thay được phần mềm kế toán không?
Thường là không hoàn toàn. Phần mềm bán hàng lo nghiệp vụ hằng ngày, còn sổ sách, thuế và báo cáo tài chính cần phần mềm kế toán hoặc dịch vụ kế toán. Hãy hỏi kế toán xem cần dữ liệu từ phần mềm bán hàng ở dạng nào trước khi chọn.
Làm sao biết bên bán phần mềm còn hoạt động lâu dài?
Không ai chắc được điều đó, nên cách phòng thủ tốt nhất là chọn phần mềm cho xuất toàn bộ dữ liệu gốc và tự xuất định kỳ, ví dụ mỗi tháng một lần. Nếu bên bán ngừng hoạt động, bạn vẫn giữ được dữ liệu để chuyển sang nơi khác.