Dù công ty có năm hay năm mươi người, chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn phải tự giữ sáu việc: chọn hướng đi, giữ tiền, chọn người chủ chốt, giữ vài mối quan hệ sống còn, đặt chuẩn mực, và chịu trách nhiệm cuối cùng. Mọi việc khác về nguyên tắc đều giao được, chỉ là giao lúc nào và cho ai.
Vấn đề của phần lớn chủ doanh nghiệp không nằm ở chỗ thiếu sáu việc đó mà ở chỗ chúng bị chìm giữa hàng chục việc khác lẽ ra đã phải rời tay. Bài này giải thích từng việc, chỉ ra vai trò thay đổi thế nào khi công ty lớn lên, và đưa ra một bài tự soi để nhận ra mình đang giữ thừa. Cách thiết kế sơ đồ tổ chức và ma trận trách nhiệm thuộc danh mục tổ chức bộ máy; ở đây chỉ nhìn từ phía cá nhân người chủ.
Sáu việc chủ doanh nghiệp phải tự giữ
Chọn hướng đi và thứ tự ưu tiên. Năm nay tập trung khách nào, sản phẩm nào, bỏ mảng nào. Người khác có thể góp ý, phân tích, phản biện, nhưng nếu chủ không chốt thì mỗi bộ phận sẽ tự chọn ưu tiên riêng và kéo công ty theo nhiều hướng.
Giữ tiền ở tầm lớn. Không phải tự ghi sổ hay tự chuyển khoản, mà là quyết định khoản vay, khoản đầu tư, khoản chi vượt ngưỡng, và biết công ty còn chịu được bao lâu nếu doanh thu dừng. Kế toán ghi lại tiền; chủ chịu trách nhiệm tiền có đủ.
Chọn người ở vị trí chủ chốt. Người phó, kế toán trưởng, quản lý chi nhánh, trưởng xưởng. Có thể nhờ người khác lọc hồ sơ, phỏng vấn vòng đầu, nhưng quyết định cuối và trách nhiệm giữ hay cho nghỉ người ở vị trí này thuộc về chủ.
Giữ vài mối quan hệ sống còn. Khách hàng chiếm phần lớn doanh thu, nhà cung cấp khó thay, ngân hàng cho vay, đối tác chiến lược. Không cần chăm sóc hằng ngày, nhưng người ở phía bên kia cần biết rằng khi có chuyện lớn, họ nói chuyện được với chủ.
Đặt chuẩn mực. Cái gì là chấp nhận được về chất lượng, cách đối xử với khách, sự trung thực trong báo cáo. Chuẩn mực không nằm trong nội quy mà nằm ở những gì chủ làm và bỏ qua. Một lần chủ nhắm mắt cho qua hàng lỗi để kịp giao là cả xưởng hiểu chuẩn thật là gì.
Chịu trách nhiệm cuối cùng. Về pháp lý, tài chính và uy tín. Có thể uỷ quyền ký, nhưng không uỷ quyền được trách nhiệm. Khi sự cố xảy ra, người đứng ra nhận và sửa là chủ, chứ không phải người được giao.
Vai trò của chủ thay đổi theo quy mô
Sáu việc trên không đổi, nhưng phần còn lại trong ngày của chủ thay đổi rất nhiều khi công ty lớn lên. Bảng dưới mô tả xu hướng chung, mỗi doanh nghiệp sẽ có độ lệch riêng.
| Quy mô | Chủ thường làm gì | Việc nên bắt đầu rời tay |
|---|---|---|
| Dưới 5 người | Gần như mọi thứ: bán hàng, làm sản phẩm, sổ sách, giao hàng | Sổ sách hằng ngày, giao nhận, việc lặp lại có thể thuê ngoài |
| 5 đến 15 người | Bán hàng chính, giám sát chất lượng, duyệt mọi khoản chi | Giám sát chất lượng hằng ngày, duyệt chi nhỏ, trả lời khách lẻ |
| 15 đến 30 người | Quản lý qua vài trưởng nhóm, vẫn xử lý nhiều sự vụ | Xử lý sự vụ, xếp lịch nhân viên, đàm phán với nhà cung cấp nhỏ |
| 30 đến 50 người trở lên | Quản lý qua đội ngũ quản lý, tập trung hướng đi và tiền | Hầu hết vận hành; chủ chỉ đi kiểm tra chứ không điều hành trực tiếp |
Chỗ khó là các ngưỡng chuyển tiếp. Công ty lên mười lăm người mà chủ vẫn làm việc như lúc năm người thì đội ngũ chờ chủ duyệt suốt ngày. Công ty còn mười người mà chủ đã đứng xa như lúc năm mươi người thì mất cảm nhận về khách và sản phẩm. Không có công thức chính xác; điều cần là định kỳ tự hỏi mình đang ở đâu trên bảng này.
Dấu hiệu bạn đang giữ thừa việc
Giữ thừa việc ít khi do chủ thích ôm, mà thường do chưa ai đủ sức nhận hoặc chủ chưa tin. Một số dấu hiệu dễ nhận ra:
- Khi bạn nghỉ một ngày, có việc dừng hẳn mà không ai quyết thay được.
- Nhân viên mang đến bạn những câu hỏi mà họ biết câu trả lời, chỉ để chắc chắn.
- Bạn là người duy nhất biết mật khẩu, quy trình hay mối quan hệ cho một việc thường ngày.
- Bạn thường xuyên sửa lại kết quả của người khác thay vì nói cho họ biết chỗ cần sửa.
- Khối thời gian dành cho sáu việc chính bị chiếm gần hết bởi việc vận hành.
- Người quản lý cấp dưới than không có quyền, còn bạn than họ không chủ động.
Dấu hiệu cuối cùng đặc biệt đáng chú ý. Khi hai bên cùng than, thường là ranh giới quyền hạn chưa được nói rõ. Cách viết rõ quyền quyết định cho từng vị trí, và cách tách vai chủ sở hữu khỏi vai người điều hành, nằm ở danh mục tổ chức bộ máy và phân quyền.
Bài tự soi vai trò trong một buổi chiều
Bài tập này nên làm mỗi năm một lần hoặc mỗi khi công ty vượt một ngưỡng quy mô. Bạn cần một danh sách việc mình làm trong tháng qua, lấy từ lịch, nhật ký hoặc trí nhớ.
- Viết ra mọi đầu việc bạn đã làm trong tháng, càng cụ thể càng tốt.
- Đánh dấu việc nào thuộc một trong sáu việc phải tự giữ. Phần còn lại là ứng viên để giao.
- Với mỗi việc ứng viên, ghi ai có thể nhận, họ còn thiếu gì: kỹ năng, thông tin, quyền hay thời gian.
- Nhờ trợ lý AI phản biện. Câu lệnh mẫu: "Đây là danh sách việc của chủ một công ty in ấn hai mươi lăm người, đã đánh dấu việc chủ giữ và việc định giao. Hãy chỉ ra việc nào được đánh dấu giữ nhưng thực chất có thể giao, việc nào định giao nhưng có rủi ro lớn nếu giao sai người, và đặt ba câu hỏi để kiểm tra lại." Bỏ tên nhân viên và khách trước khi dán.
- Chọn tối đa ba việc để giao trong quý tới. Giao nhiều hơn thì không theo dõi được.
- Ghi lại kết quả để năm sau so sánh.
AI ở bước bốn hữu ích vì nó không có cảm tình với thói quen của bạn. Nhưng nó cũng không biết người nhận việc là ai, có đáng tin không. Câu trả lời của nó là gợi ý để suy nghĩ, không phải danh sách để làm theo.
Vì sao chủ doanh nghiệp khó buông việc
Hiểu được lý do giúp buông dễ hơn. Lý do đầu tiên là chủ thường giỏi việc chuyên môn nhất công ty, vì công ty mọc lên từ chính tay nghề đó. Người thợ cả lập xưởng, người bán hàng giỏi mở cửa hàng. Giao việc mình giỏi nhất cho người kém hơn mình luôn khó chịu, và kết quả ban đầu thường đúng là kém hơn.
Lý do thứ hai là cảm giác an toàn. Làm việc cụ thể cho cảm giác kiểm soát, còn việc của chủ như chọn hướng đi hay tính dòng tiền thì mơ hồ, khó thấy kết quả ngay. Nhiều chủ doanh nghiệp vô thức trốn vào việc vận hành vì nó dễ chịu hơn.
Lý do thứ ba là chưa có người. Đây là lý do có thật, không phải ngụy biện. Nhưng nếu không bao giờ giao thì cũng không bao giờ có người, vì không ai lớn lên được khi không được thử. Cách thoát là giao từng phần, có thời gian thử, chấp nhận sai sót nhỏ trong giai đoạn đầu.
Với doanh nghiệp gia đình còn thêm lý do thứ tư: vai trò trong công ty lẫn với vai trò trong nhà. Cha mẹ khó giao quyền cho con, anh khó giao cho em. Chuyện này có bài riêng về kế nhiệm trong cùng danh mục.
Sáu việc chính chiếm bao nhiêu chỗ trong một tháng
Sáu việc không nên giao không có nghĩa là chúng chiếm hết ngày. Ở một công ty khoảng ba mươi người, nếu bộ máy đã chạy được, sáu việc này có thể chỉ cần vài buổi mỗi tuần, phần còn lại là đi xem, nghe và trả lời những câu hỏi đội ngũ không tự giải được. Điều quan trọng là chúng có chỗ cố định, không phải chờ khi rảnh mới làm.
Một nhịp tháng tham khảo, ví dụ giả định: đầu tháng một buổi xem lại hướng đi và ưu tiên với người phó; mỗi tuần một khối tiền; giữa tháng một buổi với kế toán xem kết quả tháng trước; mỗi tháng gặp hoặc gọi cho ba đến năm đối tác, khách lớn; mỗi quý một lần ngồi riêng với từng người chủ chốt để nói chuyện dài hơn họp một-một thường lệ. Việc đặt chuẩn mực không có lịch riêng; nó diễn ra trong mọi lần bạn đi xưởng, đọc báo cáo, trả lời một khiếu nại.
Nếu đặt nhịp này cạnh lịch thực tế của bạn tháng vừa rồi mà thấy thiếu nhiều chỗ, đó là thước đo rõ nhất cho việc bạn đang bị vận hành nuốt. Bài về lịch làm việc mẫu cùng danh mục chỉ cách xếp các khối này vào tuần.
Khi vai trò của chủ cần được viết ra giấy
Phần lớn chủ doanh nghiệp nhỏ chưa bao giờ viết mô tả công việc cho chính mình. Điều đó ổn khi công ty còn nhỏ, nhưng khi có người phó, quản lý chi nhánh hoặc đối tác góp vốn, thiếu một bản mô tả vai trò của chủ là nguồn gốc của rất nhiều hiểu lầm: ai quyết giá, ai ký hợp đồng lớn, ai được tuyển người.
Một bản mô tả gọn chỉ cần ba phần: việc chủ quyết, việc chủ được hỏi ý kiến, và việc chủ chỉ cần được báo. Bạn có thể nhờ AI soạn bản nháp từ danh sách ở bài tự soi bên trên, rồi tự sửa cho đúng thực tế. Đưa bản nháp cho người phó hoặc đối tác đọc trước khi chốt, vì họ sẽ thấy những chỗ bạn nghĩ rõ nhưng người khác hiểu khác.
Nếu công ty có nhiều người góp vốn, quyền quyết định của từng người còn phụ thuộc điều lệ công ty và thoả thuận giữa các thành viên. Phần đó cần đọc kỹ văn bản pháp lý hiện hành; bạn có thể tìm hiểu nguyên lý chung ở AI Cố Vấn tại aicovan.com trước khi gặp luật sư cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Chủ doanh nghiệp có nên tự bán hàng không?
Ở giai đoạn nhỏ, gần như bắt buộc, vì chủ là người hiểu sản phẩm và có quyền quyết giá. Khi công ty lớn hơn, chủ nên rút khỏi bán hàng hằng ngày nhưng vẫn giữ quan hệ với vài khách lớn nhất. Giữ toàn bộ bán hàng quá lâu làm cả công ty phụ thuộc vào lịch của một người.
Giao việc tài chính cho kế toán thì chủ còn phải làm gì?
Kế toán ghi chép, lập báo cáo và lo nghĩa vụ thuế theo quy định. Chủ vẫn phải đọc báo cáo, hiểu dòng tiền, quyết khoản vay và khoản đầu tư, và đặt câu hỏi khi số liệu có điểm lạ. Kế toán giỏi đến đâu cũng không thay chủ chịu trách nhiệm về sức khoẻ tài chính của công ty.
Làm sao biết người phó đã đủ sức nhận thêm việc?
Quan sát cách họ xử lý những việc đã giao: có tự giải quyết được tình huống bất ngờ không, có báo cáo trung thực khi sai không, có biết lúc nào cần hỏi bạn không. Giao thêm từng phần, mỗi phần có thời gian thử rõ ràng, sẽ an toàn hơn giao một lần một mảng lớn.
Có nên thuê giám đốc điều hành bên ngoài cho công ty nhỏ không?
Có thể, khi chủ muốn lùi hẳn khỏi vận hành và công ty đủ lớn để trả một vị trí như vậy. Nhưng đó là quyết định lớn, cần rõ ràng quyền hạn, cách đánh giá và cách chủ vẫn giữ sáu việc chính. Nếu chủ thuê rồi vẫn can thiệp từng việc nhỏ, người giám đốc đó sẽ không ở lâu.
Trợ lý AI có thay được người phó không?
Không. AI giúp chủ tóm tắt, soạn thảo, phân tích sơ bộ, phản biện, nhưng không chịu trách nhiệm, không điều hành con người và không đại diện công ty trước khách hay cơ quan chức năng. Nó có thể làm bớt việc giấy tờ cho chủ, còn việc cần một người đứng ra vẫn phải là người.