Chủ doanh nghiệp không có cấp trên đánh giá, nên nếu không tự đánh giá thì không ai làm việc đó cả, và những thói quen xấu cứ thế lớn dần. Một buổi nhìn lại khoảng một giờ mỗi tháng, trả lời cùng một bộ câu hỏi và ghi lại kết quả, đủ để bạn thấy mình đang dùng thời gian, sức lực và sự chú ý vào đâu, và có đang làm đúng việc của người chủ hay không.
Bài này đưa ra bộ câu hỏi, cách theo dõi qua nhiều tháng, cách xin nhân viên góp ý về chính bạn mà họ dám nói thật, và cách dùng trợ lý AI để nhận ra mẫu lặp. Phần ghi lại và rút kinh nghiệm từ từng quyết định kinh doanh có ở danh mục ra quyết định; còn chỉ tiêu cho công ty và các phòng ban thuộc về site AI Kết Quả. Ở đây chỉ đánh giá một người: chính bạn.
Vì sao chủ doanh nghiệp cần tự đánh giá định kỳ
Nhân viên được đánh giá qua kết quả công việc, qua cấp trên, qua đồng nghiệp. Chủ doanh nghiệp thì nhận phản hồi rất muộn và rất méo. Muộn vì kết quả kinh doanh phản ánh quyết định của nhiều tháng trước. Méo vì người xung quanh ngại nói thật với người trả lương cho họ, và khách hàng thì chỉ bỏ đi chứ ít khi giải thích vì sao.
Hậu quả là chủ doanh nghiệp dễ có điểm mù kéo dài nhiều năm: thói quen ngắt lời nhân viên, chuyện hứa rồi quên, sự nóng vội khi doanh số giảm, việc lặp đi lặp lại tự làm thay người khác. Những điều này ảnh hưởng tới cả công ty nhưng không xuất hiện trong báo cáo nào.
Tự đánh giá không thay được phản hồi từ người khác, nhưng nó tạo ra thói quen tự hỏi, và một tập ghi chép để bạn so sánh mình với chính mình qua thời gian. Sau nửa năm, đọc lại sáu bản ghi liên tiếp thường cho thấy những điều mà một tháng riêng lẻ không cho thấy.
Sáu câu hỏi cho buổi nhìn lại hằng tháng
Giữ nguyên bộ câu hỏi qua các tháng để so sánh được. Trả lời bằng ví dụ cụ thể, không bằng cảm giác chung chung như "tháng này ổn".
- Tháng này mình dành bao nhiêu phần thời gian cho những việc chỉ chủ làm được: hướng đi, tiền, người chủ chốt, quan hệ lớn, chuẩn mực. Phần còn lại đi đâu.
- Mình đã hứa những gì với nhân viên, khách, đối tác, và giữ được bao nhiêu lời hứa. Lời hứa nào bị quên.
- Quyết định nào tháng này mình trì hoãn, và vì sao: thiếu thông tin, ngại va chạm, hay không biết nên làm gì.
- Có lúc nào mình phản ứng quá mức với nhân viên hoặc khách không. Chuyện gì đã kích hoạt nó.
- Mức năng lượng của mình tháng này ra sao: giấc ngủ, sức khoẻ, thời gian cho gia đình.
- Một điều mình đã học được, và một điều sẽ làm khác đi trong tháng tới.
Câu hỏi thứ hai thường làm người ta khó chịu nhất, vì ít ai nhớ hết những lời hứa nhỏ của mình. Cách đơn giản là mỗi khi hứa điều gì, ghi ngay một dòng vào sổ hoặc điện thoại. Cuối tháng đếm lại. Với người làm chủ, uy tín trong công ty phần lớn được xây từ những lời hứa nhỏ được giữ.
Bảng theo dõi cá nhân qua các tháng
Bên cạnh câu trả lời bằng chữ, một bảng điểm tự chấm đơn giản giúp nhìn xu hướng. Thang từ một đến năm, tự chấm thành thật. Bảng dưới là ví dụ giả định ba tháng của một chủ cửa hàng nội thất ở Quảng Ninh.
| Mục tự chấm | Tháng 1 | Tháng 2 | Tháng 3 |
|---|---|---|---|
| Thời gian cho việc chỉ chủ làm được | 2 | 2 | 3 |
| Giữ lời hứa với người khác | 3 | 4 | 4 |
| Ra quyết định đúng hạn | 2 | 3 | 3 |
| Bình tĩnh khi có sự cố | 3 | 2 | 3 |
| Năng lượng và sức khoẻ | 3 | 2 | 2 |
| Thời gian học điều mới | 1 | 2 | 2 |
Con số tự chấm không có ý nghĩa tuyệt đối; ý nghĩa nằm ở xu hướng và ở những tháng tụt bất thường. Trong ví dụ trên, tháng hai bình tĩnh và năng lượng cùng giảm; đọc lại ghi chú có thể thấy đó là tháng có một khách lớn huỷ đơn. Biết được sự liên hệ đó giúp lần sau bạn chuẩn bị tốt hơn khi tình huống tương tự lặp lại.
Đừng chia sẻ bảng này với nhân viên như một bản thành tích. Nó là công cụ riêng để bạn tự soi, chấm thật thì mới có ích.
Xin nhân viên góp ý về chính mình mà họ dám nói thật
Đây là phần khó nhất và cũng giá trị nhất. Nhân viên biết những điều về cách bạn làm việc mà bạn không tự thấy được. Để họ nói thật, cần làm cẩn thận:
- Bắt đầu bằng việc giải thích lý do: bạn muốn làm việc tốt hơn với mọi người, và góp ý sẽ không ảnh hưởng tới ai.
- Dùng hình thức ẩn danh thật sự, như phiếu giấy bỏ vào hộp hoặc biểu mẫu trực tuyến không ghi tên. Ở công ty rất nhỏ, chữ viết tay hay cách hành văn có thể lộ người viết, nên cân nhắc nhờ một người trung gian đánh máy lại.
- Hỏi ít câu và cụ thể: một việc bạn nên tiếp tục làm, một việc nên dừng, một việc nên bắt đầu làm. Câu hỏi chung kiểu "anh thấy sếp thế nào" chỉ nhận được câu trả lời chung.
- Đọc hết, không tìm cách đoán ai viết gì, không giải thích hay thanh minh với từng ý.
- Chọn một hai điểm để thay đổi và nói với cả công ty rằng bạn đã nghe và sẽ làm gì. Nếu không có hành động, lần sau sẽ không ai góp ý nữa.
- Lặp lại mỗi năm một hai lần.
Khi có nhiều phiếu góp ý, bạn có thể nhờ trợ lý AI gom thành nhóm chủ đề để dễ đọc. Trước đó hãy xoá mọi chi tiết có thể nhận diện người viết như tên bộ phận, tình huống cụ thể. Và đọc nguyên văn từng phiếu ít nhất một lần; bản tóm tắt dễ làm mềm những câu khó nghe mà bạn cần nghe.
Dùng AI để thấy mẫu lặp qua nhiều tháng
Sau nửa năm, bạn có sáu bản ghi nhìn lại. Đọc liền một lúc mất thời gian và dễ bỏ sót. Đây là chỗ trợ lý AI có ích: dán các bản ghi đã bỏ tên người và số liệu nhạy cảm vào, rồi hỏi kiểu: "Đây là sáu bản tự nhìn lại hằng tháng của một chủ doanh nghiệp nhỏ. Hãy chỉ ra những vấn đề lặp lại từ ba tháng trở lên, những cam kết thay đổi nào được ghi nhưng không thấy thực hiện ở tháng sau, và đặt ba câu hỏi đáng suy nghĩ cho nửa năm tới."
Câu trả lời thường cho thấy những điều bạn đã quen tới mức không còn thấy, chẳng hạn tháng nào cũng ghi muốn dành thêm thời gian học nhưng không tháng nào làm được, hay tháng nào có sự cố lớn thì ghi chú về gia đình biến mất. Đó là chất liệu tốt cho buổi nhìn lại nửa năm.
Giới hạn cần nhớ: AI chỉ đọc những gì bạn viết. Nếu bạn viết né, nó sẽ phân tích bản viết né. Và nó có xu hướng đưa ra lời khuyên chung chung kiểu cân bằng cuộc sống; hãy yêu cầu nó bám sát nội dung bản ghi và chỉ dẫn chứng từ chính bản ghi.
Những cái bẫy khi tự đánh giá
Chấm theo tâm trạng hôm viết. Viết bản nhìn lại đúng hôm vừa mất một khách lớn thì mọi thứ trông tệ; viết hôm vừa chốt được đơn thì mọi thứ trông ổn. Cách giảm lệch là ghi chú ngắn rải rác trong tháng, mỗi khi có chuyện đáng nhớ, rồi buổi nhìn lại chỉ việc đọc lại các ghi chú đó thay vì dựa vào trí nhớ của một ngày.
Chỉ nhìn kết quả kinh doanh. Doanh thu tháng này tăng không có nghĩa bạn làm việc tốt hơn; có thể chỉ là mùa vụ. Doanh thu giảm cũng không hẳn do bạn. Buổi tự đánh giá nên nhìn vào cách bạn làm việc, những thứ trong tầm tay bạn, chứ không chấm mình bằng kết quả mà thị trường quyết định một phần.
Viết cho người khác đọc. Khi tưởng tượng có ai đó sẽ đọc, người ta viết đẹp hơn sự thật. Hãy coi bản nhìn lại là sổ riêng. Nếu muốn chia sẻ, chọn ra một phần rồi viết lại thành bản khác.
Đặt quá nhiều thay đổi cùng lúc. Mỗi tháng tự hứa sửa năm điều thì tháng sau không sửa được điều nào. Một thay đổi mỗi tháng, làm được, có tác dụng hơn nhiều so với danh sách dài bị bỏ quên.
Bỏ buổi nhìn lại khi tháng quá bận. Tháng bận nhất lại là tháng cần nhìn lại nhất, vì đó là lúc thói quen xấu lộ rõ. Nếu không có một giờ, hãy làm bản rút gọn mười lăm phút với hai câu hỏi: tháng này điều gì làm mình mất sức nhất, và tháng sau sẽ làm gì khác.
Buổi nhìn lại nửa năm và cả năm
Ngoài nhìn lại hằng tháng, mỗi sáu tháng nên có một buổi dài hơn, khoảng nửa ngày, ở một nơi khác văn phòng. Buổi này không chỉ nhìn lại bản thân mà nhìn lại cả vai trò: mình có còn đúng chỗ trong công ty không, có việc nào nên giao tiếp, có điều gì về cách làm chủ mà mình muốn thay đổi lớn.
Đầu vào cho buổi này gồm sáu bản ghi hằng tháng, kết quả góp ý của nhân viên nếu có, ghi chú từ các buổi gặp người cố vấn, và kết quả của công ty trong cùng thời gian. Đặt chúng cạnh nhau giúp thấy mối liên hệ giữa cách bạn làm việc và những gì xảy ra trong doanh nghiệp.
Kết quả của buổi nhìn lại nửa năm nên là một danh sách ngắn, không quá ba thay đổi cho sáu tháng tới, mỗi thay đổi kèm cách bạn sẽ biết mình đã làm được. Nhiều hơn ba thì gần như chắc chắn không làm nổi. Chia sẻ danh sách này với một người bạn tin, người cố vấn hoặc người bạn đời, để có người hỏi lại sau vài tháng.
Câu hỏi thường gặp
Tự đánh giá có phải là tự trách mình không?
Không. Mục đích là nhìn rõ chứ không phải phán xét. Nếu mỗi lần nhìn lại bạn chỉ thấy tội lỗi, hãy thêm câu hỏi về những điều đã làm tốt, và đổi cách viết từ "mình kém" sang "lần sau mình sẽ thử". Buổi nhìn lại tốt khiến bạn muốn làm tiếp, không phải muốn tránh.
Có nên nhờ người phó hoặc người bạn đời đánh giá cùng không?
Có thể, với một phần nội dung. Người phó thấy rõ cách bạn làm việc trong công ty, người bạn đời thấy rõ ảnh hưởng của công việc lên gia đình và sức khoẻ. Nghe họ nói về cùng bộ câu hỏi thường cho góc nhìn khác hẳn bản tự chấm.
Khảo sát ẩn danh ở công ty năm người có khả thi không?
Khó giữ ẩn danh thật ở quy mô đó. Một cách thay thế là trò chuyện riêng với từng người, hỏi cùng ba câu: nên tiếp tục, nên dừng, nên bắt đầu. Hãy chỉ nghe và cảm ơn, không tranh luận. Với công ty rất nhỏ, sự cởi mở của chủ quan trọng hơn hình thức ẩn danh.
Nếu góp ý của nhân viên có ý không công bằng thì sao?
Không phải góp ý nào cũng đúng. Nhưng nếu nhiều người cùng nói một ý, dù cách nói chưa khéo, thì đó là tín hiệu đáng xem xét. Ý chỉ một người nói và trái với những gì bạn quan sát được thì ghi nhận, theo dõi thêm, chưa cần hành động ngay.
Có thể dùng công cụ AI để tự chấm điểm thay mình không?
Không nên. AI không quan sát được bạn làm việc, nó chỉ đọc lại những gì bạn viết. Để nó chấm điểm sẽ cho ra những con số có vẻ khách quan nhưng thật ra vẫn là ý của bạn qua một lớp diễn giải. Dùng AI để tìm mẫu lặp và đặt câu hỏi thì có ích hơn.
Nên lưu các bản nhìn lại ở đâu?
Ở một nơi riêng tư mà bạn dễ mở lại: sổ tay giấy, tệp ghi chú cá nhân có mật khẩu. Không nên để trong thư mục chung của công ty. Những bản ghi này có thể chứa nhận xét về nhân viên và về chính bạn mà người khác không nên đọc.